УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Председателя
Совета Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
от 21 декабря 2005 года
№ 563рп-СФ

(внесены изменения на основании распоряжений Председателя Совета Федерации от 11 июля 2006 года № 319рп-СФ, от 18 июня 2007 года № 267рп-СФ, от 17 октября 2007 года № 444рп-СФ, от 14 декабря 2007 года № 580рп-СФ, от 19 декабря 2007 года № 589рп-СФ, от 27 декабря 2007 года № 602рп-СФ, от 13 августа 2008 года № 330рп-СФ, от 15 октября 2008 года № 452рп-СФ, от 28 ноября 2008 года № 547рп-СФ)

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Совете Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВЕТЕ ФЕДЕРАЦИИ
2.1. Система документации Совета Федерации
2.2. Прием, регистрация и прохождение поступающих в Совет Федерации документов
2.3. Регистрация и прохождение внутренних документов
2.4. Подготовка и оформление документов
2.5. Регистрация и отправка исходящих документов
2.6. Порядок регистрации и оформления проектов законов Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов и федеральных законов, поступивших из Государственной Думы на рассмотрение Совета Федерации
2.7. Работа с законопроектами, подготовленными Советом Федерации в порядке реализации права законодательной инициативы
2.8. Подготовка и оформление актов Совета Федерации и организационно-распорядительных документов
2.9. Оформление парламентского запроса Совета Федерации и запроса члена Совета Федерации
2.10. Подготовка и оформление протоколов заседаний Совета Федерации, Совета палаты, Совета по взаимодействию Совета Федерации с законодательными (представительными) органами государственной власти субъектов РФ (Совета законодателей)
2.11. Подготовка и оформление протоколов совещаний, выписок из протоколов совещаний
2.12. Документационное обеспечение заседаний Совета Федерации и заседаний Совета палаты
2.13. Документационное и техническое обеспечение парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий, проводимых в Совете Федерации
3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
4.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях
4.2. Особенности организации работы с документами членов Совета Федерации
5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ (с пометкой "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ")
6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Составление номенклатуры дел
6.2. Формирование дел
6.3. Экспертиза ценности документов
6.4. Оформление дел
6.5. Составление и оформление описей дел
6.6. Подготовка и передача документов в Архив Совета Федерации
6.7. Порядок использования документов Архива Совета Федерации
7. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
7.1. Автоматизированная подготовка документов
7.2. Ведение звукозаписи и подготовка текстов стенограмм заседаний Совета Федерации, Совета палаты, комитетов, комиссий Совета Федерации, парламентских слушаний и иных мероприятий, проводимых в Совете Федерации
7.3. Тиражирование и полиграфическое исполнение документов
8. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
9. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения исполнения Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Совет Федерации) возложенных на него конституционных полномочий.
В основу настоящей Инструкции положены требования законодательства Российской Федерации, государственных стандартов в области делопроизводства и архивного дела, Регламента Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Регламент Совета Федерации).
1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок работы в Совете Федерации с документами несекретного характера, включая документы ограниченного распространения (для служебного пользования).
Порядок работы с секретными документами, индивидуальными и коллективными обращениями граждан, порядок документационного обеспечения закрытых заседаний Совета Федерации, комитетов, комиссий Совета Федерации, закрытых парламентских слушаний, проводимых в Совете Федерации, определяются специальными инструкциями.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, представленными на носителях всех видов, включая их подготовку, регистрацию, оформление и контроль за исполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Соблюдение требований настоящей Инструкции обязательно для членов Совета Федерации, работников Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Аппарат Совета Федерации), помощников членов Совета Федерации по работе в Совете Федерации (далее – помощники членов Совета Федерации) и иных лиц, работающих с документами в Совете Федерации.
1.5. Организация единой системы документационного обеспечения деятельности Совета Федерации, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, поступивших в Совет Федерации, и о документах Совета Федерации, методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Управлением информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – Управление информационного и документационного обеспечения).
По вопросам организации документационного обеспечения деятельности Совета Федерации и исполнения документов Управление информационного и документационного обеспечения взаимодействует с Администрацией Президента Российской Федерации, аппаратами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается:
в комитетах, комиссиях Совета Федерации – на руководителей аппаратов комитетов, комиссий Совета Федерации;
в Секретариате Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Секретариат Председателя Совета Федерации), секретариатах заместителей Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – секретариаты заместителей Председателя Совета Федерации), в аппаратах комитетов, комиссий Совета Федерации, в управлениях Аппарата Совета Федерации (далее – структурные подразделения) – на руководителей этих структурных подразделений;
в отделах в составе структурных подразделений, наделенных по решению Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Руководитель Аппарата Совета Федерации) функцией обособленного делопроизводства, – на начальников этих отделов;
в постоянно действующих или временных консультативных, совещательных органах при Совете Федерации, при Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Председатель Совета Федерации) – на руководителей структурных подразделений или начальников отделов в составе структурных подразделений, на которых распоряжением Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – распоряжение Председателя Совета Федерации) или приказом Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – приказ Руководителя Аппарата Совета Федерации) возложено обеспечение деятельности этих органов.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства членов Совета Федерации в части, выходящей за пределы их полномочий в комитетах, комиссиях Совета Федерации, возлагается на помощников членов Совета Федерации."
1.7. Управлением информационного и документационного обеспечения, другими структурными подразделениями по согласованию с Управлением информационного и документационного обеспечения могут разрабатываться методические материалы, конкретизирующие отдельные положения настоящей Инструкции.
1.8. Настоящая Инструкция, а также изменения к ней утверждаются распоряжением Председателя Совета Федерации.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВЕТЕ ФЕДЕРАЦИИ

2.1. Система документации Совета Федерации

2.1.1. Система документации Совета Федерации включает в себя:
проекты законов Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, одобренные Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Государственная Дума), федеральные конституционные законы, одобренные Государственной Думой, федеральные законы, принятые Государственной Думой и переданные на рассмотрение Совета Федерации, а также законопроекты, разработанные субъектами права законодательной инициативы;
сопроводительные документы и приложения к проектам законов Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам и законопроектам, решения Совета Государственной Думы, заключения и официальные отзывы Правительства Российской Федерации;
акты и другие документы, принятые Советом Федерации и его органами: постановления Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – постановления Совета Федерации), заявления Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – заявления Совета Федерации), обращения Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – обращения Совета Федерации), протокольные поручения, парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – парламентские запросы Совета Федерации) и другие;
организационно-распорядительные документы, изданные в Совете Федерации: распоряжения Председателя Совета Федерации, распоряжения Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – распоряжения Руководителя Аппарата Совета Федерации) [1], приказы Руководителя Аппарата Совета Федерации;
иные документы (включая служебную переписку), обусловленные необходимостью выполнения конституционных полномочий Совета Федерации, статусом членов Совета Федерации;
обращения граждан, а также документы, относящиеся к их рассмотрению;
документы Архива Совета Федерации.
2.1.2. Обеспечение функционирования и развития единой Технологической автоматизированной информационной системы делопроизводства и документооборота Аппарата Совета Федерации (далее – ТАИС) осуществляется Управлением информационного и документационного обеспечения.
Структуру ТАИС составляет комплекс следующих технологических модулей:
технологический модуль автоматизированной подготовки документов;
технологический модуль регистрации, контроля и отправки корреспонденции;
технологический модуль автоматизированной подготовки стенограмм;
технологический модуль выпуска нормативных актов;
технологический модуль работы с обращениями граждан;
технологический модуль Архива Совета Федерации.
2.1.3. Автоматизация работы по делопроизводству в комитетах, комиссиях Совета Федерации, структурных подразделениях, а также автоматизация работы по делопроизводству помощников членов Совета Федерации обеспечивается в корпоративной компьютерной сети информационно-коммуникационной системы Совета Федерации с использованием технологического модуля регистрации, контроля и отправки корреспонденции – подсистемы автоматизированного документооборота и делопроизводства "Дело-ТСФ" (далее – подсистема "Дело-ТСФ").
2.1.4. Подсистема "Дело-ТСФ" позволяет создать единую базу данных с информацией:
о всех входящих, внутренних и исходящих документах;
о движении подлинников и копий документов в Совете Федерации;
о ходе исполнения документов и поручений по ним;
о списании документов в дело и передаче их в Архив Совета Федерации.
Подсистема "Дело-ТСФ" предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период (приложение 81), а также получать статистические отчеты по документообороту в Совете Федерации.
2.1.5. Основной единицей хранения информации в подсистеме "Дело-ТСФ" является регистрационная карточка документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документа.
Работа в подсистеме "Дело-ТСФ" основывается на принципе однократной регистрации документа. Однажды зарегистрированный в подсистеме "Дело-ТСФ" документ при поступлении членам Совета Федерации, в структурные подразделения повторно не регистрируется.

2.2. Прием, регистрация и прохождение поступающих в Совет Федерации документов

2.2.1. Документы в Совет Федерации доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными или передаются на личном приеме граждан Председателем Совета Федерации и его первым заместителем и заместителями (далее – руководство Совета Федерации), председателями комитетов, комиссий Совета Федерации, их первыми заместителями и заместителями, а также членами Совета Федерации.
Кроме того, документы могут поступать в Совет Федерации по каналам электронного документооборота и факсимильной связи.
Документы, доставляемые нарочными, принимаются 3 отделом Управления обеспечения деятельности высших органов государственной власти Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (далее – отдел фельдъегерской службы) в помещении по адресу: улица Большая Дмитровка, дом 24, строение 3 с последующей передачей в отдел документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – отдел документационного обеспечения). Не принимаются доставляемые нарочными документы, не связанные с деятельностью Совета Федерации, периодические печатные издания, не включенные в список периодических печатных изданий, утвержденный Руководителем Аппарата Совета Федерации, а также различные сувениры и подарки.
В нерабочее время прием документов осуществляется отделом фельдъегерской службы. Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно" или "Вручить немедленно", адресованные Совету Федерации, направляются в дежурную службу Управления делами Аппарата Совета Федерации, а адресованные Председателю Совета Федерации, – в Секретариат Председателя Совета Федерации. Полученные указанными структурными подразделениями и отделом фельдъегерской службы документы передаются в отдел документационного обеспечения до 9 часов первого рабочего дня.
2.2.2. Прием, предварительное рассмотрение, регистрация и направление для дальнейшего прохождения документов, поступающих в Совет Федерации, осуществляются отделом документационного обеспечения.
2.2.3. При приеме документов проверяются правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.
Ошибочно доставленные документы пересылаются отделом документационного обеспечения по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.
При вскрытии конвертов проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.
В случаях отсутствия, повреждения указанных на конверте вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в Управлении информационного и документационного обеспечения, а второй вместе с самим документом возвращается отправителю документа. В случае если такой документ может быть рассмотрен по существу, отдел документационного обеспечения по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в Управлении информационного и документационного обеспечения, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение, в которое направлен документ.
Конверты после регистрации документов, как правило, уничтожаются. Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензии, исковые заявления.
2.2.4. Конверты с документами, поступившие с пометкой "Лично" или на имя члена Совета Федерации, в отделе документационного обеспечения не вскрываются и регистрируются в картотеке "Экспедиция" подсистемы "Дело-ТСФ" (далее – картотека "Экспедиция") по реквизитам, имеющимся на конверте. После регистрации конверта в картотеке "Экспедиция" на нем проставляется штамп (приложение 93). Конверты передаются под расписку в разносном листе передачи документов (приложение 82) в аппарат комитета, комиссии Совета Федерации (для председателя комитета, комиссии, его первого заместителя или заместителя, члена комитета, комиссии), соответствующий секретариат (для Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – первый заместитель Председателя Совета Федерации), заместителя Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – заместитель Председателя Совета Федерации) или помощнику члена Совета Федерации для последующей передачи члену Совета Федерации.
Если документы, находящиеся в конвертах, необходимы для работы в Совете Федерации, то они передаются соответствующими адресатами в отдел документационного обеспечения для регистрации в Центральной картотеке Совета Федерации подсистемы "Дело-ТСФ" (далее – Центральная картотека).
Если конверт был ошибочно вскрыт или в конверте, вскрытом в отделе документационного обеспечения в установленном порядке, находятся документы, адресованные члену Совета Федерации, то такие документы подлежат регистрации в Центральной картотеке без указания их содержания, при этом в регистрационных карточках этих документов и на распечатках этих карточек делаются соответствующие пометки и регистрационный штамп (приложение 61) проставляется на конверте. Распечатка регистрационной карточки вместе с реестром передачи документа (приложение 60) направляется адресату. Лицо, получившее документ, расписывается в его получении в реестре передачи документа.
По письменному обращению Председателя Совета Федерации, его первого заместителя, заместителя, председателя, первого заместителя, заместителя председателя, члена комитета, постоянной комиссии Совета Федерации, председателя или члена временной комиссии Совета Федерации, члена Совета Федерации конверты, поступившие с пометкой "Лично" на имя соответствующего должностного лица Совета Федерации или члена Совета Федерации, вскрываются и регистрируются в Центральной картотеке отделом документационного обеспечения.
Конверты без пометки "Лично", адресованные Совету Федерации и его органам, должностному лицу Совета Федерации, члену Совета Федерации, Руководителю Аппарата Совета Федерации, первому заместителю Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – первый заместитель Руководителя Аппарата Совета Федерации), заместителю Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – заместитель Руководителя Аппарата Совета Федерации), руководителю структурного подразделения, вскрываются в отделе документационного обеспечения. Находящиеся в конвертах документы регистрируются отделом документационного обеспечения в Центральной картотеке и передаются соответствующему адресату в установленном порядке.
2.2.5. Документы, поступившие на имя Председателя Совета Федерации от Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Председатель Государственной Думы), за исключением тиражируемых документов, передаваемых в соответствии с указателями рассылки (приложение 84), а также иные документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно" или "Вручить немедленно" регистрируются в Центральной картотеке вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату в установленном порядке.
2.2.6. Документы на иностранных языках, адресованные Председателю Совета Федерации, его первому заместителю, заместителям, Руководителю Аппарата Совета Федерации, направляются отделом документационного обеспечения в Управление международных связей Аппарата Совета Федерации (далее – Управление международных связей) для перевода на русский язык или составления аннотации, после чего возвращаются в отдел документационного обеспечения, регистрируются в Центральной картотеке и передаются соответствующему адресату в установленном порядке.
Документы на иностранных языках, адресованные другим должностным лицам Совета Федерации или члену Совета Федерации, после уточнения адресата в Управлении международных связей регистрируются в картотеке "Экспедиция" и передаются адресату под расписку в разносном листе передачи документов (приложение 82).
При необходимости адресат может направить такой документ в установленном порядке вместе с соответствующим сопроводительным письмом в Управление международных связей для перевода на русский язык.
2.2.7. Документы, поступившие в Совет Федерации в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов подлежат регистрации в Центральной картотеке.
Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в Центральной картотеке, приведен в приложении 59. Указанная корреспонденция регистрируется в картотеке "Экспедиция" (без указания содержания).
2.2.8. Документы, не зарегистрированные в Центральной картотеке, за исключением документов, указанных в перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в Центральной картотеке, к рассмотрению в структурных подразделениях не принимаются. При поступлении таких документов они должны быть переданы в отдел документационного обеспечения для централизованной регистрации.
2.2.9. При регистрации входящего документа в Центральной картотеке заполняются соответствующие графы регистрационной карточки в подсистеме "Дело-ТСФ". Одновременно заполняется реестр передачи документа, который после передачи документа по назначению с распиской получившего возвращается в Управление информационного и документационного обеспечения.
Повторные документы, поступившие от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу, также подлежат регистрации. При этом в новой регистрационной карточке указывается ссылка на регистрационный номер предыдущего документа (связка).
Информация о зарегистрированных документах передается в базу данных подсистемы "Дело-ТСФ" соответствующих структурных подразделений (картотеки структурных подразделений).
2.2.10. После регистрации входящего документа в правом нижнем углу его первого листа проставляется регистрационный штамп (приложение 61).
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
На документах, поступивших в Совет Федерации в количестве, превышающем пять экземпляров, регистрационный штамп проставляется только на первом экземпляре. Документы, поступившие в Совет Федерации без указания конкретного адресата, после регистрации передаются по назначению в соответствии с завизированными начальником Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – начальник Управления информационного и документационного обеспечения) и утвержденными Руководителем Аппарата Совета Федерации указателями рассылки (приложение 84), при этом регистрационный штамп на документах, как правило, не проставляется.
2.2.11. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день их поступления.
Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.
2.2.12. После регистрации документы направляются в структурные подразделения в соответствии с указанными адресатами или в соответствии с указателями рассылки (приложение 84), завизированными начальником Управления информационного и документационного обеспечения и утвержденными Руководителем Аппарата Совета Федерации.
Документы, поступившие в адрес Совета Федерации или Председателя Совета Федерации, передаются в установленном порядке для доклада Председателю Совета Федерации соответственно Руководителю Аппарата Совета Федерации через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителей Организационного управления Аппарата Совета Федерации (далее – отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей) либо в Секретариат Председателя Совета Федерации. Руководитель Аппарата Совета Федерации, руководитель Секретариата Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передают документы для рассмотрения Председателю Совета Федерации или определяют их исполнителей. Документы, рассмотренные Председателем Совета Федерации, и документы, по которым определены исполнители без доклада Председателю Совета Федерации, передаются в отдел документационного обеспечения для оформления их в Центральной картотеке и отправки исполнителям. На документах, требующих контроля, в отделе по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей или в Секретариате Председателя Совета Федерации ставится штамп "Контроль", а затем эти документы передаются в отдел документационного обеспечения для оформления их в Центральной картотеке и отправки исполнителям. Для доклада Председателю Совета Федерации документы передаются в порядке, предусмотренном в приложении 63.
Документы, поступившие в адрес первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации, Руководителя Аппарата Совета Федерации, его первого заместителя или заместителей, передаются для доклада заместителям Председателя Совета Федерации, Руководителю Аппарата Совета Федерации, его первому заместителю или заместителям через соответствующие структурные подразделения.
2.2.13. Документы, поступившие в Совет Федерации в ответ на обращения руководства Совета Федерации, Руководителя Аппарата Совета Федерации, его первого заместителя или заместителей (далее – руководство Аппарата Совета Федерации) в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, после регистрации в Центральной картотеке передаются в подготовившие их комитеты, комиссии Совета Федерации, структурные подразделения, которые докладывают результаты рассмотрения обращения должностному лицу, их подписавшему, для списания в дело или продолжения работы по ним.
2.2.14. Резолюции (поручения) руководства Совета Федерации, председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, их первых заместителей и заместителей, руководства Аппарата Совета Федерации, руководителей структурных подразделений по рассмотренным документам оформляются на специальных бланках (приложение 19). В отдельных случаях резолюции (поручения) могут быть оформлены на самих документах.
При оформлении на специальном бланке резолюции (поручения) по зарегистрированному в Управлении информационного и документационного обеспечения документу в левом нижнем углу бланка с текстом резолюции (поручения) делается надпись "к №" и указывается регистрационный номер, присвоенный Управлением информационного и документационного обеспечения входящему или внутреннему документу, по которому дается поручение.
2.2.15. Проекты резолюций (поручений) по документам, подписываемым руководством Совета Федерации, руководством Аппарата Совета Федерации, готовят соответственно Секретариат Председателя Совета Федерации, секретариаты заместителей Председателя Совета Федерации, отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей.
В резолюции (поручении) в правом верхнем углу указываются инициалы и фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей, при этом если ответственный исполнитель не определен, им является первый исполнитель, указанный в резолюции (поручении). В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Резолюция (поручение) может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю отдельный порядок и срок исполнения документа.
2.2.16. Резолюции (поручения) руководства Совета Федерации должностным лицам Совета Федерации, Руководителю Аппарата Совета Федерации, первому заместителю Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместителю Руководителя Аппарата Совета Федерации и руководителям структурных подразделений, а также резолюции (поручения) руководства Аппарата Совета Федерации руководителям структурных подразделений заносятся в Центральную картотеку работниками отдела документационного обеспечения.
Резолюции (поручения) председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, их первых заместителей и заместителей, руководителей структурных подразделений вносятся в регистрационные карточки работниками служб делопроизводства соответствующих структурных подразделений. При этом в обязательном порядке заполняется поле "Журнал передачи документа" с указанием в нем данных об исполнителе (исполнителях) резолюций (поручений).
2.2.17. Оформленные резолюции (поручения) руководства Совета Федерации, руководства Аппарата Совета Федерации с соответствующими документами передаются отделом документационного обеспечения исполнителям.
Оформленные резолюции (поручения) председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, руководителей структурных подразделений с документами передаются соответствующими службами делопроизводства исполнителям.
2.2.18. Доставка документов в службу делопроизводства соответствующего структурного подразделения осуществляется работниками отдела документационного обеспечения в рабочее время по специальному графику и маршрутам, которые утверждаются начальником Управления информационного и документационного обеспечения.
Работник службы делопроизводства структурного подразделения получает документы от работника отдела документационного обеспечения под расписку в реестре передачи документа (приложение 60) или в разносном листе передачи документов (приложение 82), которые хранятся в Управлении информационного и документационного обеспечения в течение шести месяцев с момента передачи последнего документа, а затем уничтожаются по акту. Разносной лист передачи документов оформляется отделом документационного обеспечения для документов, регистрируемых в картотеке "Экспедиция" или передаваемых в соответствии с указателями рассылки документов.
Документы, ошибочно направленные в структурные подразделения, незамедлительно возвращаются в Управление информационного и документационного обеспечения с соответствующей пометкой.
Получение документов, адресованных членам Совета Федерации, осуществляется ими лично или их помощниками через службу делопроизводства соответствующего комитета (комиссии) Совета Федерации или через именные ячейки членов Совета Федерации.
Доставка через именные ячейки членов Совета Федерации документов, не связанных с деятельностью Совета Федерации, личных вещей, художественной, учебной, научной и иной литературы, периодических изданий, аудио- и видеокассет, CD-дисков производится с разрешения Руководителя Аппарата Совета Федерации.
2.2.19. Передача для исполнения подлинников входящих документов из одного комитета (комиссии) Совета Федерации в другой комитет (комиссию) Совета Федерации или из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение осуществляется через отдел документационного обеспечения с отметкой в регистрационной карточке документа.
2.2.20. Передача документов внутри комитета, комиссии Совета Федерации или внутри структурного подразделения и отметка этой передачи в регистрационной карточке документа осуществляются службой делопроизводства соответствующего структурного подразделения.
2.2.21. Для оперативной доставки, отправки, оперативного распространения или приема документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов могут использоваться средства электронного документооборота и факсимильной связи в отделе документационного обеспечения и структурных подразделениях. Контроль за использованием средств факсимильной и электронной связи в отделе документационного обеспечения осуществляется его начальником, а в структурных подразделениях – их руководителями.
При подключении Совета Федерации к системе электронного документооборота между федеральными органами государственной власти, создании в Совете Федерации центра удостоверения электронной цифровой подписи и принятии соответствующих нормативных актов электронная почта может использоваться для приема, передачи и хранения документированной информации служебного характера.

2.3. Регистрация и прохождение внутренних документов

2.3.1. Регистрация документов, направляемых руководством Совета Федерации, председателями комитетов, комиссий Совета Федерации, их первыми заместителями и заместителями, членами Совета Федерации, руководством Аппарата Совета Федерации, другими должностными лицами Аппарата Совета Федерации, имеющими право подписи документов, в адрес должностных лиц Совета Федерации, членов Совета Федерации и должностных лиц Аппарата Совета Федерации (далее – внутренние документы), осуществляется в подсистеме "Дело-ТСФ" работниками служб делопроизводства структурных подразделений, подготовивших эти документы.
Для регистрации внутренних документов членов Совета Федерации, компьютеры которых не подключены к подсистеме "Дело-ТСФ", могут быть использованы персональные компьютеры или журналы. Внесение регистрационных данных этих документов в Центральную картотеку и распечатку реестров передачи документов осуществляют работники отдела документационного обеспечения.
2.3.2. Внутренние документы, подготовленные в комитетах, комиссиях Совета Федерации, структурных подразделениях и представленные на подпись или визирование соответственно в Секретариат Председателя Совета Федерации, секретариаты заместителей Председателя Совета Федерации или отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей, после подписи или визирования возвращаются для регистрации в аппараты комитетов, комиссий Совета Федерации или другие структурные подразделения, подготовившие их.
2.3.3. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего внутренний документ, в соответствии с Перечнем индексов, присвоенных структурным подразделениям Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, отделам в составе структурных подразделений Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, постоянно действующим или временным консультативным, совещательным органам при Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, при Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Перечень индексов) (приложение 65), дефиса, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения, косой черты и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года (например: 3.9-25/846).
Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является заполнение поля "Связки" в регистрационной карточке.
2.3.31. Индекс, присвоенный структурным подразделениям, отделам в составе структурных подразделений, постоянно действующим или временным консультативным, совещательным органам при Совете Федерации, при Председателе Совета Федерации, используется однократно. Повторное использование индекса, ранее присвоенного в соответствии с Перечнем индексов (приложение 65), допускается только в случае переименования структурных подразделений, отделов в составе структурных подразделений, постоянно действующих или временных консультативных, совещательных органов при Совете Федерации, при Председателе Совета Федерации.
Присвоение индекса утверждается распоряжением Председателя Совета Федерации по предложению начальника Управления информационного и документационного обеспечения путем внесения соответствующих изменений в приложение 65.
2.3.4. Доставка внутренних документов в комитеты, комиссии Совета Федерации и структурные подразделения осуществляется работниками отдела документационного обеспечения в соответствии с графиком и по маршрутам, которые утверждаются начальником Управления информационного и документационного обеспечения, или через именные ячейки членов Совета Федерации. Доставка внутренних документов осуществляется в порядке, предусмотренном в пунктах 2.2.18–2.2.21 настоящей Инструкции.
2.3.5. Передача для исполнения подлинников внутренних документов из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение осуществляется через отдел документационного обеспечения.
2.3.6. Допускается передача подлинников внутренних документов и их копий из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение минуя Управление информационного и документационного обеспечения. Факт такой передачи отражается в подсистеме "Дело-ТСФ".
2.3.7. Зарегистрированные внутренние документы для доставки по назначению передаются в отдел документационного обеспечения до 18 часов в день их регистрации в структурных подразделениях.
Работники отдела документационного обеспечения проверяют правильность регистрации и оформления внутренних документов, оформляют их пересылку адресату в подсистеме "Дело-ТСФ", распечатывают реестры передачи документов (приложение 60) и доставляют адресатам.
Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.
Передача внутренних документов внутри структурных подразделений осуществляется работниками служб делопроизводства структурных подразделений.
2.3.8. Подготовка, регистрация, передача исполнителям резолюций (поручений) руководства Совета Федерации, председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, их первых заместителей и заместителей, руководства Аппарата Совета Федерации, руководителей структурных подразделений по внутренним документам осуществляются в порядке, предусмотренном пунктами 2.2.15–2.2.18 настоящей Инструкции для входящих документов, на бланках установленной формы (приложение 19).
2.3.9. Внутренние документы информационного или справочного характера могут пересылаться адресатам в электронном виде с использованием технологии прикрепления файла документа к регистрационной карточке при осуществлении регистрации документа в подсистеме "Дело-ТСФ".
2.3.10. Внутренние документы могут пересылаться адресатам в электронном виде с использованием технологии подписания электронной цифровой подписью без оформления на бумажном носителе.
При регистрации внутренним документам структурных подразделений присваиваются номера, состоящие из букв "ЭД" и через дефис номера документа, сформированного в порядке, установленном пунктом 2.3.3 настоящей Инструкции (например: ЭД-5.8-16/1625), внутренним документам членов Совета Федерации присваиваются номера, состоящие из букв "ЭД" и через дефис номера документа, сформированного в порядке, установленном пунктом 4.2.5 настоящей Инструкции (например: ЭД-75-43/ВМ).

2.4. Подготовка и оформление документов

2.4.1. Документы в Совете Федерации оформляются на бланках установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов (приложения 1–581).
Порядок изготовления, учета, хранения и выдачи номерных бланков и бланков с Государственным гербом Российской Федерации в многоцветном исполнении (кроме бланков, приведенных в приложениях 4, 16–18) устанавливается отделом по защите государственной тайны и режима Управления кадров и государственной службы Аппарата Совета Федерации (далее – отдел по защите государственной тайны и режима).
Порядок изготовления, учета, хранения и выдачи бланков с Государственным гербом Российской Федерации в многоцветном исполнении, приведенных в приложениях 4, 16–18, устанавливается Управлением информационного и документационного обеспечения.
Электронные образы бланков документов устанавливаются Управлением информационного и документационного обеспечения на персональные компьютеры по письменным заявкам членов Совета Федерации или их помощников, руководителей структурных подразделений, руководства постоянно действующих или временных консультативных, совещательных органов при Совете Федерации, при Председателе Совета Федерации, их первых заместителей и заместителей.
При оформлении внутренних документов бланки могут не использоваться.
2.4.2. Документы в Совете Федерации, подготовленные на бланках установленной формы, подписываются руководством Совета Федерации, председателями комитетов, комиссий Совета Федерации, их первыми заместителями и заместителями, членами Совета Федерации, руководством Аппарата Совета Федерации, руководителями структурных подразделений, заместителями руководителей структурных подразделений, руководителями постоянно действующих или временных консультативных, совещательных органов при Совете Федерации, при Председателе Совета Федерации, первыми заместителями и заместителями руководителей постоянно действующих или временных консультативных, совещательных органов при Совете Федерации, при Председателе Совета Федерации в соответствии с их полномочиями.
В состав подписи документа входят: наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.
При оформлении документа на бланке с наименованием должности в подписи указываются только инициалы и фамилия.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами документ оформляется либо на бланке установленного образца, если все должностные лица имеют право подписи оформленного на данном бланке документа, либо без использования бланка.
2.4.3. Документ, оформленный на бланке с инициалами и фамилией определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.
2.4.4. Подготовленные для представления на подпись документы визируются исполнителями и другими лицами, ответственными за их подготовку, а также заинтересованными должностными лицами, с которыми проводилось согласование документов.
Представляемые на подпись руководству Совета Федерации, Руководителю Аппарата Совета Федерации письма, телеграммы, поздравительные адреса, приветствия, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Государственной Думы, Председателю Правительства Российской Федерации, членам Правительства Российской Федерации, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, высшим должностным лицам иностранных государств, руководителям международных организаций, участникам всероссийских и международных съездов и конференций, проходят правовую и лингвистическую экспертизы в отделе обеспечения законодательного процесса Правового управления Аппарата Совета Федерации (далее – отдел обеспечения законодательного процесса).
Визы на документах проставляются на нижнем поле лицевой стороны последнего листа копии, остающейся в деле структурного подразделения, подготовившего документ.
Документы иным адресатам представляются на подпись руководству Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации без виз специалистов, проводивших правовую и лингвистическую экспертизы.
2.4.5. Согласование документов, за исключением актов Совета Федерации (постановлений Совета Федерации, заявлений Совета Федерации, обращений Совета Федерации, парламентских запросов Совета Федерации), распоряжений руководства Совета Федерации, приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации и исходящих писем, оформляется визой согласования документа, включающей в себя наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Виза ставится в левом нижнем углу лицевой стороны листа документа, который подписывает должностное лицо. Замечания к документу оформляются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Согласование документов Совета Федерации с другими организациями оформляется надписью "СОГЛАСОВАНО", которая располагается в правом верхнем углу первого листа документа (печатается без кавычек), с указанием должности лица, с которым согласовывается документ, и наименования организации, а также личной подписью этого лица с расшифровкой подписи и датой согласования либо ссылкой на название, номер и дату документа, подтверждающего согласование.

Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
(Личная подпись) А.Г. Грязнова
Дата
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2005 № 430-162

Согласование может оформляться на отдельном листе согласования (приложение 83), если содержание документа затрагивает интересы многих организаций. В этом случае в нижней части последнего листа документа делается ссылка "Лист согласования прилагается".
2.4.6. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа постановлением Совета Федерации, распоряжением Председателя Совета Федерации, приказом Руководителя Аппарата Совета Федерации гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (печатается без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, даты его принятия, издания и регистрационного номера. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом названия утверждаемого документа (состав – утвержден, положение – утверждено, программа – утверждена, образцы документов – утверждены и т.п.).

Например:
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Председателя
Совета Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
от

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (печатается без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник (наименование структурного подразделения)
(Личная подпись) П.П. Петров
Дата

2.4.7. Датой согласования или утверждения документа является дата подписания, подтверждающего его согласование или утверждение. Если авторами документа являются несколько структурных подразделений, то датой согласования или утверждения документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата подписания, принятия, согласования или утверждения документа проставляется на документе цифровым (например: 15.01.2005) либо словесно-цифровым (например: 15 января 2005 года) способом.
Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов, проставлении отметок об исполнении документов и в других случаях.
При оформлении актов Совета Федерации, организационно-распорядительных и финансовых документов применяется только словесно-цифровой способ проставления дат.
2.4.8. Резолюции (поручения) руководства Совета Федерации, председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, их первых заместителей и заместителей, руководства Аппарата Совета Федерации, руководителей структурных подразделений оформляются в соответствии с пунктом 2.2.14 настоящей Инструкции.
2.4.9. Для оформления писем от имени Федерального Собрания Российской Федерации, подписываемых совместно Председателем Совета Федерации и Председателем Государственной Думы, используется бланк установленной формы (приложение 1).
Письма от имени Совета Федерации на бланках Совета Федерации (приложения 2, 3, 4) подписываются Председателем Совета Федерации. В случае отсутствия Председателя Совета Федерации или по его поручению письма подписываются первым заместителем Председателя Совета Федерации либо одним из заместителей Председателя Совета Федерации.
Письма за подписью Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации оформляются на бланках указанных должностных лиц (приложения 16, 17, 18, 221, 222, 23, 24).
Письма на бланках комитетов, комиссий Совета Федерации (приложение 28) подписываются их председателями, в случае их отсутствия или по их поручению – первыми заместителями, заместителями председателей комитетов, комиссий Совета Федерации.
Письма, подписанные несколькими председателями комитетов, комиссий Совета Федерации, оформляются на бланке одного из комитетов (комиссий) Совета Федерации.
Письма на бланках постоянно действующих консультативных, совещательных органов при Председателе Совета Федерации (приложение 581) подписываются председателями, в случае их отсутствия или по их поручению – заместителями председателей этих постоянно действующих органов.
Письма на бланке члена Совета Федерации (приложения 31, 32) подписывает член Совета Федерации. Бланк члена Совета Федерации используется и при оформлении писем, подписанных несколькими членами Совета Федерации.
Письма на бланке Аппарата Совета Федерации (приложения 34, 35) подписываются Руководителем Аппарата Совета Федерации.
Оформление писем за подписью Руководителя Аппарата Совета Федерации, первого заместителя Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместителя Руководителя Аппарата Совета Федерации осуществляется на бланках установленной формы (приложения 36, 37, 42, 43, 46, 47, 50, 51).
Руководители структурных подразделений подписывают письма на бланках соответствующих структурных подразделений (приложения 50, 51, 53–57).
Первый заместитель Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместитель Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместители руководителей структурных подразделений подписывают письма соответственно на бланках Аппарата Совета Федерации, бланках структурных подразделений в случае отсутствия или по поручению соответственно Руководителя Аппарата Совета Федерации, руководителей структурных подразделений.
2.4.10. Наименования адресатов в письмах, направляемых из Совета Федерации адресатам на территории Российской Федерации и в государства – участники Содружества Независимых Государств, указываются в правом верхнем углу первого листа документа.
Направляемые письма адресуются организациям, структурным подразделениям организаций или должностным лицам.
В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Управление делами

В случае адресования письма конкретному должностному лицу наименования организации, структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а фамилия и должность должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту

И.Л. НАЗАРОВУ

При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Председателю
Законодательного Собрания
Кировской области

В.А. ВАСИЛЬЕВУ
При направлении писем в федеральные органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации почтовые адреса не указываются.
При направлении писем в организации указывается полный почтовый адрес.
Например:
Олимпийский комитет России
Лужнецкая набережная, д. 8,
Москва, 119871

Если письмо адресовано физическому лицу, то указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.
Например:
КАЛИНИНУ И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская обл., 310264

2.4.11. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В случае направления письма большему числу адресатов к письму прилагается указатель рассылки, завизированный исполнителем и утвержденный должностным лицом, подписавшим письмо (приложение 84).
2.4.12. При оформлении ответных писем в тексте письма приводится ссылка на номер и дату входящего письма.
2.4.13. Направляемые вместе с письмом приложения (кроме приложений, полученных от граждан, организаций, общественных и религиозных объединений) должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование документа, его заголовок, подписи или визы лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то в письме отметка о наличии приложения оформляется с начала новой строки после текста документа.
Например:
Направляем Вам аналитические материалы "О роли государства в повышении конкурентоспособности российской экономики".
Приложение: на 4 л. в 1 экз.
В тех случаях, когда письмо имеет приложение, не названное в тексте, или несколько приложений, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров.
Например:
Приложения: 1. Заключение на проект федерального закона
на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту федерального
закона на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2005 № 02-4/156
и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.
2.4.14. На оборотной либо лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер служебного телефона исполнителя.
Например:
Петров Иван Васильевич
924 45 67

Исполнитель визирует копию письма в левом нижнем углу лицевой стороны ее первого листа. Копии писем хранятся в делах подготовивших их структурных подразделений.

2.5. Регистрация и отправка исходящих документов

2.5.1. Исходящими документами Совета Федерации являются документы, направляемые из Совета Федерации в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам. Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями раздела 2.4 настоящей Инструкции.
2.5.2. Работа с исходящими документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления и отправку.
2.5.3. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация работниками служб делопроизводства структурных подразделений в базе данных подсистемы "Дело-ТСФ" в картотеках соответствующих структурных подразделений.
Для регистрации документов членов Совета Федерации, компьютеры которых не подключены к подсистеме "Дело-ТСФ", могут быть использованы персональные компьютеры или журналы. Регистрация этих документов в Центральной картотеке осуществляется при их поступлении в отдел документационного обеспечения работниками Управления информационного и документационного обеспечения.
2.5.4. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.
2.5.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ (приложение 65), дефиса, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения, косой черты и порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года (например: 5.4-05/1025).
Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
2.5.6. Исходящие документы принимаются на отправку отделом документационного обеспечения в открытом виде.
Исходящие документы, не содержащие полного почтового адреса, необходимого для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами, за исключением постановлений Совета Федерации и других документов, направляемых адресатам в соответствии с утвержденными указателями рассылки (приложение 84), а также с приложениями и в необходимом количестве экземпляров.
2.5.7. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные руководством Совета Федерации, членами Совета Федерации или по их письменному поручению – советниками и помощниками Председателя Совета Федерации, советниками и помощниками первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации, руководством Аппарата Совета Федерации, руководителями структурных подразделений и их заместителями.
В случае если исходящий документ направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.
2.5.8. Исходящие документы отправляются с подлинной подписью. Копии зарегистрированного и переданного для отправки исходящего документа и приложений к нему со всеми необходимыми визами хранятся в службе делопроизводства структурного подразделения, подготовившего документ.
При направлении исходящего документа более чем в четыре адреса необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается для отправки вместе с указателем рассылки (приложение 84), завизированным исполнителем и утвержденным должностным лицом, подписавшим исходящий документ.
2.5.9. При направлении исходящих документов в федеральные органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс).
Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью.
2.5.10. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки (приложение 84) реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на помощника члена Совета Федерации, исполнителя документа и службу делопроизводства соответствующего структурного подразделения.
2.5.11. Для отправки документов в Управлении информационного и документационного обеспечения используются специально оформленные конверты установленного образца (приложение 89). Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.
2.5.12. Документы, подготовленные к отправке, передаются в отдел документационного обеспечения в день их регистрации. Там проверяется правильность их оформления (наличие полного адреса и его точность, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления, указанных приложений).
В направляемых из Совета Федерации официальных ответах на поступившие в палату документы проверяется наличие ссылки на дату и номер этих документов.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
Исходящие документы, не связанные с деятельностью Совета Федерации, личные вещи, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, аудио- и видеокассеты, CD-диски могут быть приняты к отправке с разрешения Руководителя Аппарата Совета Федерации.
2.5.13. Документы подлежат отправке, как правило, в день их приема, если они поступили в отдел документационного обеспечения не позднее чем за два часа до окончания рабочего дня.
Срочные документы принимаются и отправляются в течение часа с момента поступления в отдел документационного обеспечения. Срочность отправки документа определяет автор документа или руководитель структурного подразделения, подготовившего документ к отправке.
2.5.14. В зависимости от содержания, объема и срочности документы либо доставляются адресату по решению отдела документационного обеспечения фельдъегерской связью, либо передаются по телеграфу, либо отправляются почтой.
Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются либо почтой, либо по телеграфу.
2.5.15. На запечатанные в конверты документы, предназначенные для передачи представителям фельдъегерской службы или работникам почты, заполняется реестр по соответствующей форме (приложение 86 или приложение 88), а на документы, передаваемые по телеграфу, заполняется список рассылки по форме согласно приложению 87. Реестры на отправленные документы и расписки адресатов (приложение 85), находящихся в Москве, хранятся в отделе документационного обеспечения в течение года.
2.5.16. Регистрация и отправка документов в государства – участники Содружества Независимых Государств осуществляются в порядке, установленном пунктами 2.5.1–2.5.13 настоящей Инструкции.
Основные требования к оформлению писем, адресованных другим зарубежным корреспондентам, предусмотрены в приложении 64. Отправка писем этим зарубежным корреспондентам осуществляется через Министерство иностранных дел Российской Федерации с сопроводительным письмом начальника Управления международных связей Аппарата Совета Федерации.
2.5.17. Отправляемые из Совета Федерации телеграммы оформляются на бланках установленной формы.
Телеграммы за подписями Председателя Совета Федерации, его первого заместителя, заместителей оформляются на бланках категории "высшая правительственная" (приложение 22).
Телеграммы за подписями председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, их первых заместителей и заместителей, членов Совета Федерации, руководства Аппарата Совета Федерации оформляются на бланках категории "правительственная" (приложение 33).
Телеграммы за подписями руководителей структурных подразделений и их заместителей, советников и помощников Председателя Совета Федерации, советников и помощников первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации оформляются на бланках категории "служебная".
Отделом документационного обеспечения принимаются к отправке только телеграммы служебного характера, связанные с деятельностью Совета Федерации.
2.5.18. Объем текста служебной телеграммы, как правило, не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).
В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии – почтовый адрес.
Телеграмма одного и того же содержания, отправляемая в четыре и более адресов, передается на отправку с указателем рассылки
(приложение 84), содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Указатель рассылки, представляемый исполнителем, должен быть им завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись "Рассылка по списку".

2.6. Порядок регистрации и оформления проектов законов Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов и федеральных законов, поступивших из Государственной Думы на рассмотрение Совета Федерации

2.6.1. Поступившие из Государственной Думы проекты законов Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы (далее – законы) с сопроводительными документами регистрируются в отделе документационного обеспечения в соответствии с порядком, установленным пунктами 2.2.9, 2.2.10 настоящей Инструкции, в течение одного часа после их поступления.
При поступлении законов в отдел документационного обеспечения в нерабочее время после 18 часов, в выходные и праздничные дни их регистрация производится в первый рабочий день.
2.6.2. К зарегистрированному закону отдел документационного обеспечения осуществляет подборку фрагментов текста стенограммы заседания Государственной Думы (далее – подборка стенограммы), на котором обсуждался проект этого закона. Отдел документационного обеспечения готовит и согласовывает с Правовым управлением проект поручения Председателя Совета Федерации по данному закону, производит в установленном порядке заказ на изготовление тиража с подлинника зарегистрированного закона, подлинника сопроводительного письма к закону, копии постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее – постановление Государственной Думы) о принятии (одобрении) закона и подборки стенограммы необходимого количества копий для обеспечения руководства Совета Федерации, членов Совета Федерации, комитетов, комиссий Совета Федерации и структурных подразделений, а также их доставку после тиражирования и рассылку.
Зарегистрированный подлинник сопроводительного письма к закону, заверенная копия постановления Государственной Думы о принятии (одобрении) закона и закон с подборкой стенограммы передаются в установленном порядке в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива) и хранятся в несгораемом сейфе до принятия Советом Федерации решения об одобрении или отклонении закона.
Проект поручения Председателя Совета Федерации (приложение 19) с копией зарегистрированного сопроводительного письма к закону, копией закона, копией постановления Государственной Думы о принятии (одобрении) закона и подборкой стенограммы передаются Руководителю Аппарата Совета Федерации через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей для доклада Председателю Совета Федерации.
Остальные экземпляры копий сопроводительного письма вместе с копиями текста подлинника зарегистрированного закона (далее – копия текста закона) и копиями подборки стенограммы рассылаются членам Совета Федерации, в комитеты, комиссии Совета Федерации, структурные подразделения.
2.6.3. После возвращения в отдел документационного обеспечения копии зарегистрированного сопроводительного письма к закону, копии текста закона и копии подборки стенограммы с приложенными к ним поручениями руководства Совета Федерации и руководства Аппарата Совета Федерации (приложение 19) направляются исполнителям.
2.6.4. Постановление Совета Федерации об одобрении или отклонении закона готовится комитетом (комиссией) Совета Федерации, ответственным за рассмотрение закона, в соответствии с пунктом 2.8.3 настоящей Инструкции.
Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива готовит сопроводительные письма к законам, направляемым Президенту Российской Федерации для подписания и обнародования, письма в Государственную Думу, содержащие официальные уведомления об одобрении законов и о направлении их Президенту Российской Федерации, а также сопроводительные письма для возвращения законов, отклоненных Советом Федерации, в Государственную Думу.
2.6.5. Подлинник текста закона с сопроводительными документами, заверенной копией постановления Совета Федерации об одобрении закона и сопроводительным письмом, оформленным на бланке Совета Федерации и подписанным Председателем Совета Федерации, в пятидневный срок со дня принятия постановления Совета Федерации направляется отделом документационного обеспечения Президенту Российской Федерации.
Одновременно в Государственную Думу направляется письмо, подписанное Председателем Совета Федерации, содержащее официальное уведомление об одобрении закона и о направлении его Президенту Российской Федерации, а также заверенная копия постановления Совета Федерации об одобрении закона.
2.6.6. Подлинник текста отклоненного Советом Федерации закона вместе с заверенной копией постановления Совета Федерации об отклонении закона и сопроводительным письмом, подписанным Председателем Совета Федерации, в пятидневный срок со дня принятия постановления Совета Федерации возвращается отделом документационного обеспечения в Государственную Думу.
2.6.7. Подлинник текста федерального закона, не подлежащего в соответствии со статьей 106 Конституции Российской Федерации обязательному рассмотрению в Совете Федерации и не рассмотренного на заседании палаты в установленный частью 4 статьи 105 Конституции Российской Федерации четырнадцатидневный срок, на пятнадцатый день со дня его регистрации в Совете Федерации направляется отделом документационного обеспечения с сопроводительным письмом, подписанным Председателем Совета Федерации, Президенту Российской Федерации.
Одновременно в Государственную Думу направляется официальное уведомление, подписанное Председателем Совета Федерации, о направлении закона Президенту Российской Федерации.
Проекты сопроводительного письма и официального уведомления готовятся комитетом (комиссией) Совета Федерации, ответственным за рассмотрение закона, и представляются в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива вместе с заключением комитета, комиссии Совета Федерации и заключением Правового управления Аппарата Совета Федерации (далее – Правовое управление).
Проекты сопроводительного письма и официального уведомления визируются председателем комитета, комиссии Совета Федерации или его первым заместителем либо заместителем, исполнителем и специалистами, проводившими правовую и лингвистическую экспертизы.
Указанные документы представляются в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива комитетом (комиссией) Совета Федерации, ответственным за рассмотрение закона, не позднее чем за два дня до истечения срока, установленного для направления закона Президенту Российской Федерации.
2.6.8. Проект распоряжения Председателя Совета Федерации о принятии к рассмотрению в Совете Федерации закона готовится комитетом (комиссией) Совета Федерации, ответственным за рассмотрение закона, в соответствии с пунктом 2.8.3 настоящей Инструкции.
Проект распоряжения Председателя Совета Федерации о принятии к рассмотрению в Совете Федерации закона передается в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива не позднее чем за три дня до истечения четырнадцатидневного срока, установленного частью 4 статьи 105 Конституции Российской Федерации.
2.6.9. Письма Президента Российской Федерации об отклонении в соответствии с частью 3 статьи 107 Конституции Российской Федерации направленных ему для подписания и обнародования законов после их регистрации в установленном порядке направляются отделом документационного обеспечения Руководителю Аппарата Совета Федерации через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей для доклада Председателю Совета Федерации.
Копии писем Президента Российской Федерации об отклонении законов направляются отделом документационного обеспечения членам Совета Федерации, в Правовое управление, Аналитическое управление Аппарата Совета Федерации (далее – Аналитическое управление) и Организационное управление Аппарата Совета Федерации (далее – Организационное управление), а также в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива.
2.6.10. Документы по законам для доклада и подписи Председателю Совета Федерации направляются отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива Руководителю Аппарата Совета Федерации через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей.

2.7. Работа с законопроектами, подготовленными Советом Федерации в порядке реализации права законодательной инициативы

2.7.1. Проект закона Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, проект федерального конституционного закона, проект федерального закона (далее – законопроект) вносятся на рассмотрение Совета Федерации и рассматриваются палатой в порядке, установленном Регламентом Совета Федерации.
2.7.2. После принятия Советом Федерации постановления о внесении законопроекта в Государственную Думу текст постановления Совета Федерации, оформленный на бланке (приложение 6) комитетом (комиссией) Совета Федерации, к ведению которого относится законопроект, и текст законопроекта визируются председателем комитета, комиссии Совета Федерации или его первым заместителем либо заместителем, членом Совета Федерации, исполнителем и специалистами, проводившими правовую и лингвистическую экспертизы. Законопроект оформляется как приложение к постановлению Совета Федерации.
2.7.3. Завизированное постановление Совета Федерации о законопроекте передается структурным подразделением в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива для представления в установленном порядке на подпись Председателю Совета Федерации.
Проект сопроводительного письма к законопроекту, направляемому в Государственную Думу, готовится на бланке установленной формы (приложение 4) комитетом (комиссией) Совета Федерации, к ведению которого относится законопроект, визируется председателем комитета, комиссии Совета Федерации или его первым заместителем либо заместителем, исполнителем, специалистами, проводившими правовую и лингвистическую экспертизы, и вместе с завизированным постановлением Совета Федерации и законопроектом передается в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива для представления в установленном порядке на подпись Председателю Совета Федерации.
2.7.4. После подписания Председателем Совета Федерации постановления Совета Федерации о законопроекте отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива оформляет постановление Совета Федерации.
2.7.5. После оформления заверенная копия постановления Совета Федерации, законопроект и сопроводительные материалы к нему направляются Управлением информационного и документационного обеспечения с сопроводительным письмом в Государственную Думу.
Сопроводительные материалы к законопроекту представляются комитетом (комиссией) Совета Федерации, к ведению которого относится законопроект, в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива в двух экземплярах. Сопроводительные материалы к законопроектам визируются председателем комитета, комиссии Совета Федерации или его первым заместителем либо заместителем.
Копии текста законопроекта и сопроводительных материалов, предусмотренных частью первой статьи 105 Регламента Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, должны быть представлены на магнитном носителе в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива для направления в Государственную Думу.

2.8. Подготовка и оформление актов Совета Федерации и организационно-распорядительных документов

2.8.1. Проекты актов Совета Федерации и организационно-распорядительных документов передаются в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива для представления их через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей на подпись Председателю Совета Федерации, Руководителю Аппарата Совета Федерации.
2.8.2. Постановления Совета Федерации, заявления Совета Федерации, обращения Совета Федерации, парламентские запросы Совета Федерации, запросы и ходатайства Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в Конституционный Суд Российской Федерации (далее – запросы Совета Федерации в Конституционный Суд Российской Федерации) готовятся с учетом принятых палатой поправок комитетом (комиссией) Совета Федерации, ответственным за рассмотрение этого документа, и передаются в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива для направления Руководителю Аппарата Совета Федерации через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей для представления на подпись Председателю Совета Федерации.
2.8.3. Постановления, заявления, обращения Совета Федерации, а также распоряжения Председателя Совета Федерации, распоряжения первого заместителя Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – распоряжения первого заместителя Председателя Совета Федерации), распоряжения заместителей Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – распоряжения заместителей Председателя Совета Федерации), приказы Руководителя Аппарата Совета Федерации печатаются на бланках установленной формы (приложения 6, 7, 8, 15, 223, 25, 38, 39) в отделе автоматизированной подготовки документов Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – отдел автоматизированной подготовки документов) и визируются председателем комитета, комиссии Совета Федерации или его первым заместителем либо заместителем, руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта акта Совета Федерации или организационно-распорядительного документа, исполнителем и специалистами, проводившими правовую и лингвистическую экспертизы.
Проекты распоряжений Председателя Совета Федерации о проведении мероприятий комитетами, комиссиями Совета Федерации визируются первым заместителем Председателя Совета Федерации, заместителем Председателя Совета Федерации, координирующим работу соответствующих комитетов, комиссий Совета Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа указанных актов и документов.
Запрос Совета Федерации в Конституционный Суд Российской Федерации оформляется на бланке установленной формы (приложение 10).
Приложения к актам Совета Федерации и организационно-распорядительным документам визируются специалистом, проводившим лингвистическую экспертизу, а при необходимости – специалистом, проводившим правовую экспертизу.
2.8.4. Постановления Совета Федерации о назначении на должность судей Конституционного Суда Российской Федерации готовятся Комитетом Совета Федерации по конституционному законодательству на бланке установленной формы (приложение 6). Постановления Совета Федерации о назначении на должность судей Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Экономического суда Содружества Независимых Государств, Председателя и заместителей Председателя Верховного Суда Российской Федерации, членов Президиума Верховного Суда Российской Федерации, председателя и членов Кассационной коллегии Верховного Суда Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, его первых заместителей и заместителей готовятся Комитетом Совета Федерации по правовым и судебным вопросам на бланке установленной формы (приложение 6). Постановления Совета Федерации визируются в соответствии с пунктом 2.8.3 настоящей Инструкции и передаются в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива перед началом заседания Совета Федерации, на котором в соответствии с повесткой дня будет рассмотрен вопрос о назначении представленных кандидатур на указанные должности.
В отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива оформляются заверенные копии указанных постановлений и вместе с подлинниками постановлений передаются в Зал заседаний Совета Федерации (далее – Зал заседаний) Председателю Совета Федерации (или председательствующему на заседании Совета Федерации).
После оглашения результатов голосования по кандидатурам для назначения на указанные должности Председатель Совета Федерации (или председательствующий на заседании Совета Федерации) подписывает постановления.
2.8.5. Проекты распоряжений Председателя Совета Федерации и приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации, содержащие поручения комитетам, комиссиям Совета Федерации, структурным подразделениям, а также должностным лицам, визируются соответственно председателем комитета, комиссии Совета Федерации или его первым заместителем либо заместителем, руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения, а также должностными лицами, которым даны поручения.
2.8.6. На оборотной стороне последнего листа проектов организационно-распорядительных документов о создании экспертных советов, рабочих групп делается отметка о согласовании с их членами.
Проекты организационно-распорядительных документов, предусматривающие выделение или расходование денежных средств, должны визироваться начальником Финансово-экономического управления Аппарата Совета Федерации (далее – начальник Финансово-экономического управления), заместителем начальника Финансово-экономического управления Аппарата Совета Федерации – главным бухгалтером.
2.8.7. Проекты распоряжений Председателя Совета Федерации о командировании членов Совета Федерации и работников Аппарата Совета Федерации, а также о направлении делегаций Совета Федерации, комитетов, комиссий Совета Федерации за рубеж визируются:
должностным лицом, ответственным за подготовку документа;
руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку документа;
руководителем делегации;
руководителем структурного подразделения или его заместителем, под руководством которого работает командируемый работник Аппарата Совета Федерации;
начальником Финансово-экономического управления или его заместителем;
начальником Управления делами Аппарата Совета Федерации или его заместителем;
специалистами, проводившими правовую и лингвистическую экспертизы проекта документа.
Состав делегации Совета Федерации, комитета, комиссии Совета Федерации, направляемой за рубеж, оформляется приложением к распоряжению Председателя Совета Федерации.
В случае изменения состава делегации после выпуска распоряжения Председателя Совета Федерации о направлении делегации Совета Федерации, комитета, комиссии Совета Федерации оформляется новое приложение к этому распоряжению с пометкой "Взамен разосланного". Указанное приложение визируется Руководителем Аппарата Совета Федерации, руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку распоряжения, специалистом, проводившим лингвистическую экспертизу.
2.8.8. К проекту организационно-распорядительного документа прикладывается проект указателя рассылки (приложение 84), завизированный руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку этого документа, и утверждаемый Руководителем Аппарата Совета Федерации.
Как правило, к проекту организационно-распорядительного документа прикладывается обоснование необходимости его издания.
Кроме того, к проекту организационно-распорядительного документа о подготовке и проведении мероприятия Совета Федерации, предусматривающему выделение или расходование денежных средств, прикладывается экземпляр предварительной сметы расходов Совета Федерации, а также решение Совета палаты о проведении этого мероприятия.
2.8.9. Подписанные акты Совета Федерации и организационно-распорядительные документы оформляются отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива.
Указанным актам и документам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с добавлением соответствующих индексов: для постановлений, заявлений, обращений Совета Федерации – "-СФ", для распоряжений Председателя Совета Федерации по основной деятельности Совета Федерации – "рп-СФ", для приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации по основной деятельности Совета Федерации – "-од".
На актах Совета Федерации и организационно-распорядительных документах проставляется дата. Датой постановления, заявления, обращения Совета Федерации является дата его принятия, а датой распоряжения Председателя Совета Федерации, распоряжения и приказа Руководителя Аппарата Совета Федерации – дата его подписания.
В отсутствие Руководителя Аппарата Совета Федерации по его поручению первый заместитель Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместитель Руководителя Аппарата Совета Федерации издают распоряжения, приказы на бланках установленной формы (приложения 38, 39) за своей подписью.
Информация об актах Совета Федерации, организационно-распорядительных документах, а также электронные образы этих документов (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования") размещаются в электронной базе данных подсистемы "Дело-ТСФ" отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива.
2.8.10. Подлинники постановлений, заявлений, обращений Совета Федерации, распоряжений Председателя Совета Федерации, распоряжений первого заместителя Председателя Совета Федерации, распоряжений заместителей Председателя Совета Федерации, приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации, кроме распоряжений Председателя Совета Федерации, приказов (распоряжений) Руководителя Аппарата Совета Федерации по кадровым вопросам и распоряжений Председателя Совета Федерации, приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации по вопросам защиты государственной тайны и режима, хранятся в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива до передачи их в Архив Совета Федерации.
2.8.11. Оформленные копии постановлений, заявлений, обращений Совета Федерации, распоряжений Председателя Совета Федерации, распоряжений первого заместителя Председателя Совета Федерации, распоряжений заместителей Председателя Совета Федерации, приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации по основной деятельности заверяются синей печатью "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Управление информационного и документационного обеспечения. № 1" (далее – синяя печать № 1 Управления информационного и документационного обеспечения).
Заверенные копии постановлений, заявлений, обращений, принятых Советом Федерации по вопросам, отнесенным Конституцией Российской Федерации к ведению Совета Федерации, и содержащих информацию для органов государственной власти, в первоочередном порядке направляются Управлением информационного и документационного обеспечения в соответствующие органы государственной власти.
2.8.12. Отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива или структурным подразделением, ответственным за оформление соответствующего документа, осуществляются заказы на изготовление копий с заверенных копий актов Совета Федерации и организационно-распорядительных документов и передача их в отдел документационного обеспечения для рассылки изготовленного тиража в соответствии с указателем рассылки (приложение 84).
Указатель рассылки копий акта Совета Федерации, организационно-распорядительного документа визируется руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку соответствующего документа, и утверждается Руководителем Аппарата Совета Федерации.
2.8.13. В Управлении кадров и государственной службы Аппарата Совета Федерации (далее – Управление кадров и государственной службы) регистрируются следующие организационно-распорядительные документы:
распоряжения Председателя Совета Федерации, регламентирующие вопросы предоставления отпусков членам Совета Федерации и их командирования в субъекты Российской Федерации;
распоряжения Председателя Совета Федерации, приказы (распоряжения) Руководителя Аппарата Совета Федерации, регламентирующие вопросы изменения штатного расписания Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и изменения численности структурных подразделений, назначения на должности работников Аппарата Совета Федерации, помощников членов Совета Федерации, переназначения их на другие должности, их увольнения, оплаты их труда, поощрения, наложения на них взысканий, присвоения им классных чинов, их командирования, предоставления им отпусков, проведения в отношении них служебных проверок, а также вопросы направления их на дополнительное профессиональное обучение в образовательные учреждения высшего профессионального или дополнительного профессионального образования в пределах территории Российской Федерации (далее – распоряжения Председателя Совета Федерации по кадровым вопросам, приказы (распоряжения) Руководителя Аппарата Совета Федерации по кадровым вопросам);
распоряжения Председателя Совета Федерации, приказы Руководителя Аппарата Совета Федерации, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (далее – распоряжения Председателя Совета Федерации по вопросам защиты государственной тайны, приказы Руководителя Аппарата Совета Федерации по вопросам защиты государственной тайны).
2.8.14. Указанным в пункте 2.8.13 настоящей Инструкции документам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с добавлением соответствующих индексов: для распоряжений Председателя Совета Федерации по кадровым вопросам – "-рпк/л", распоряжений Председателя Совета Федерации по вопросам защиты государственной тайны – "с", приказов (распоряжений) Руководителя Аппарата Совета Федерации по кадровым вопросам – "-л", приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации по вопросам защиты государственной тайны – "с".
Документы о назначении на должность и об освобождении от должности работников структурных подразделений начиная с должности заместителя начальника отдела и выше подлежат обязательной рассылке всем структурным подразделениям.
2.8.15. Подлинники распоряжений Председателя Совета Федерации, приказов (распоряжений) Руководителя Аппарата Совета Федерации по кадровым вопросам хранятся у работников службы делопроизводства Управления кадров и государственной службы до передачи их в Архив Совета Федерации.
Подлинники распоряжений Председателя Совета Федерации, приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации по вопросам защиты государственной тайны и режима хранятся в отделе по защите государственной тайны и режима.
2.8.16. Руководители структурных подразделений по вопросам, относящимся к их компетенции, могут издавать распоряжения организационного характера. Распоряжение руководителя структурного подразделения оформляется на бланке установленной формы (приложения 52, 58). Подписанное распоряжение оформляется службой делопроизводства соответствующего структурного подразделения. Распоряжению присваивается номер, который состоит из индекса структурного подразделения в соответствии с Перечнем индексов (приложение 65), номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и порядкового номера распоряжения в пределах календарного года. Информация о распоряжении размещается в электронной базе данных подсистемы "Дело-ТСФ" службой делопроизводства соответствующего структурного подразделения. Порядок подготовки распоряжений руководителя структурного подразделения определяется им самостоятельно с учетом положений настоящей Инструкции.

2.9. Оформление парламентского запроса Совета Федерации и запроса члена Совета Федерации

2.9.1. Проект постановления Совета Федерации о парламентском запросе Совета Федерации и проект парламентского запроса Совета Федерации готовятся и оформляются инициатором (инициаторами) запроса и направляются Председателю Совета Федерации для включения вопроса в повестку дня очередного заседания Совета Федерации.
2.9.2. Принятое Советом Федерации постановление о парламентском запросе Совета Федерации и текст парламентского запроса Совета Федерации оформляются на бланках установленной формы (приложения 6, 9), визируются в соответствии с пунктом 2.8.3 настоящей Инструкции и передаются в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива для направления Руководителю Аппарата Совета Федерации через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей для представления на подпись Председателю Совета Федерации.
Вместе с постановлением Совета Федерации о парламентском запросе Совета Федерации, представляемым на подпись Председателю Совета Федерации, и текстом парламентского запроса Совета Федерации в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива передаются проект сопроводительного письма, оформленного на бланке Совета Федерации (приложение 4), и его копия, оформленная на бланке (приложение 5) и завизированная в соответствии с пунктом 2.8.3 настоящей Инструкции.
2.9.3. Подписанное Председателем Совета Федерации постановление Совета Федерации о парламентском запросе Совета Федерации, текст парламентского запроса Совета Федерации с сопроводительным письмом оформляются в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива. Сопроводительное письмо с заверенной копией постановления Совета Федерации и текстом парламентского запроса Совета Федерации передается в отдел документационного обеспечения для отправки адресату.
2.9.4. Поступившие в Совет Федерации письменные ответы на парламентские запросы Совета Федерации регистрируются в отделе документационного обеспечения и передаются Руководителю Аппарата Совета Федерации через отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей для доклада Председателю Совета Федерации, который принимает решение об их оглашении на заседании Совета Федерации.
Копии поступивших письменных ответов на парламентские запросы Совета Федерации направляются отделом документационного обеспечения членам Совета Федерации для ознакомления.
2.9.5. Проект запроса члена Совета Федерации оформляется на бланке члена Совета Федерации (приложения 31, 32).
Подписанный членом Совета Федерации и зарегистрированный помощником члена Совета Федерации запрос члена Совета Федерации передается для отправки адресату в отдел документационного обеспечения.
2.9.6. Полученный ответ на запрос члена Совета Федерации регистрируется в отделе документационного обеспечения и передается через соответствующий комитет (комиссию) Совета Федерации члену Совета Федерации или его помощнику.

2.10. Подготовка и оформление протоколов заседаний Совета Федерации, Совета палаты, Совета по взаимодействию Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации с законодательными (представительными) органами государственной власти субъектов Российской Федерации (Совета законодателей) и президиума Совета по взаимодействию Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации с законодательными (представительными) органами государственной власти субъектов Российской Федерации (Совета законодателей)

2.10.1. Протоколы заседаний Совета Федерации и Совета палаты, а также выписки из этих протоколов готовятся и оформляются отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива.
Информация об указанных документах, а также электронные образы этих документов (кроме документов закрытых заседаний Совета Федерации) размещаются в электронной базе данных подсистемы "Дело-ТСФ" отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива.
2.10.2. Протоколы заседаний Совета Федерации оформляются на бланках установленной формы (приложение 11) на основании текстов стенограмм заседаний Совета Федерации, документов, внесенных на рассмотрение Совета Федерации, а также актов и протокольных поручений, принятых Советом Федерации.
2.10.3. Протоколы заседаний Совета Федерации визируются работниками отдела оформления, выпуска нормативных актов и архива, ответственными за подготовку протоколов, и работниками отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – отдел автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм), проводившими вычитку протоколов, а также начальником отдела оформления, выпуска нормативных актов и архива Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – начальник отдела оформления, выпуска нормативных актов и архива) и начальником Управления информационного и документационного обеспечения.
Протоколы заседаний Совета Федерации подписываются председательствующим на заседании и имеют сквозную нумерацию.
2.10.4. Подлинники протоколов заседаний Совета Федерации и заседаний Совета палаты хранятся в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива до передачи их в Архив Совета Федерации.
2.10.5. Поручения, решения о которых приняты на заседании Совета Федерации, оформляются выписками из протокола заседания Совета Федерации на бланках установленной формы (приложение 12).
Проект поручения готовится комитетом, комиссией Совета Федерации по итогам предварительного рассмотрения вопросов, вносимых на заседание Совета Федерации, визируется членом Совета Федерации – его инициатором, председателем комитета, комиссии Совета Федерации или его первым заместителем либо заместителем и в письменной форме вносится на рассмотрение палаты.
Текст поручения, принятый на заседании Совета Федерации, визируется его инициатором и председателем или первым заместителем либо заместителем того комитета (комиссии) Совета Федерации, в адрес которого дано поручение, и передается в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива.
2.10.6. Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива оформляет выписки из протоколов заседаний Совета Федерации: проставляет дату; присваивает выпискам номера, состоящие из номера протокола заседания Совета Федерации, косой черты и порядкового номера выписки из протокола данного заседания (например: 250/1); заверяет выписки синей печатью № 1 Управления информационного и документационного обеспечения.
2.10.7. Протоколы заседаний Совета палаты готовятся и оформляются на бланках установленной формы (приложение 13) на основании текстов стенограмм заседаний Совета палаты и материалов к ним.
2.10.8. Протоколы заседаний Совета палаты визируются работниками отдела оформления, выпуска нормативных актов и архива, ответственными за подготовку протокола, и работниками отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм, проводившими вычитку протоколов, а также начальником отдела оформления, выпуска нормативных актов и архива и начальником Управления информационного и документационного обеспечения.
Протоколы заседаний Совета палаты подписываются председательствующим на заседании и имеют сквозную нумерацию в пределах календарного года.
2.10.9. Решения Совета палаты готовятся отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива в виде выписок из протоколов заседаний Совета палаты и оформляются на бланках установленной формы (приложение 14).
Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива оформляет выписки из протоколов заседания Совета палаты: проставляет дату; присваивает выпискам номера, состоящие из номера протокола заседания Совета палаты, косой черты, порядкового номера выписки из протокола данного заседания, дефиса и букв "сп" (например: 20/4-сп); заверяет выписки синей печатью № 1 Управления информационного и документационного обеспечения.
2.10.10. Проекты решений Совета палаты, оформленные на соответствующем бланке или стандартном листе бумаги и подписанные инициатором, передаются комитетом, комиссией Совета Федерации в Организационное управление не позднее 18 часов дня, предшествующего заседанию Совета палаты.
2.10.11. Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива оказывает методическую помощь работникам структурных подразделений во время заседаний Совета Федерации, заседаний Совета палаты по подготовке выписок из протоколов, осуществляет анализ содержания и вычитку проектов выписок из протоколов, представленных комитетами, комиссиями Совета Федерации.
2.10.12. Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива производит в установленном порядке заказ на изготовление копий с заверенных выписок из протоколов заседаний Совета Федерации, заседаний Совета палаты и передает их в отдел документационного обеспечения для рассылки изготовленного тиража в соответствии с указателем рассылки документа (приложение 84).
Указатели рассылки копий выписок из протоколов заседаний Совета Федерации и Совета палаты составляются отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива, визируются начальником Управления информационного и документационного обеспечения и утверждаются Руководителем Аппарата Совета Федерации.
2.10.13. Подлинники протоколов заседаний Совета Федерации и заседаний Совета палаты хранятся в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива до передачи их в Архив Совета Федерации.
2.10.14. Протоколы заседаний Совета по взаимодействию Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации с законодательными (представительными) органами государственной власти субъектов Российской Федерации (Совета законодателей) и заседаний президиума Совета по взаимодействию Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации с законодательными (представительными) органами государственной власти субъектов Российской Федерации (Совета законодателей) готовятся отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива на основании стенограмм заседаний, документов к заседаниям, а также принятых ими решений, представленных Организационным управлением. Подготовленные протоколы заседаний Совета законодателей, заседаний президиума Совета законодателей передаются отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива в Организационное управление для визирования и подписания председательствующими на заседаниях.
Протоколы заседаний Совета законодателей и заседаний президиума Совета законодателей имеют сквозную нумерацию.

2.11. Подготовка и оформление протоколов совещаний, выписок из протоколов совещаний

2.11.1. Протоколы совещаний Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации, а также Руководителя Аппарата Совета Федерации, первого заместителя Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместителей Руководителя Аппарата Совета Федерации оформляются на бланках установленной формы (приложения 20, 224, 26, 40, 44, 48) на основании текстов стенограмм совещаний. Протоколы совещаний подписываются председательствующими на совещаниях и имеют сквозную нумерацию в пределах календарного года.
2.11.2. Подготовка текстов выписок из протоколов совещаний, указанных в пункте 2.11.1 настоящей Инструкции, осуществляется на основании текстов стенограмм совещаний. Выписки оформляются на бланках установленной формы (приложения 21, 225, 27, 41, 45, 49).
Текст выписки согласовывается с должностным лицом комитета (комиссии) Совета Федерации, структурного подразделения, которому дано поручение, и визируется этим должностным лицом на оборотной стороне документа.
2.11.3. Протоколы совещаний Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации, Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместителей Руководителя Аппарата Совета Федерации, а также выписки из них готовятся и оформляются в соответствующих секретариатах или других структурных подразделениях, инициировавших проведение указанных совещаний.
2.11.4. Выпискам из протоколов совещаний руководства Совета Федерации присваиваются номера, состоящие из номера протокола совещания, косой черты, порядкового номера выписки из протокола данного совещания, дефиса и буквы "п" (например: 20/1-п).
Выпискам из протоколов совещаний руководства Аппарата Совета Федерации присваиваются номера, состоящие из номера протокола совещания, косой черты, порядкового номера выписки из протокола данного совещания, дефиса и буквы "а" (например: 20/1-а).
2.11.5. Выписки из протоколов совещаний руководства Совета Федерации, руководства Аппарата Совета Федерации заверяются синей печатью № 1 Управления информационного и документационного обеспечения в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива на основании подписанного протокола соответствующего совещания. Отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива или структурное подразделение, ответственное за оформление протокола совещания, производит в установленном порядке заказ на изготовление копий с заверенных выписок из протоколов совещаний и передает их в отдел документационного обеспечения для рассылки изготовленного тиража в соответствии с указателем рассылки (приложение 84).
Указатель рассылки копий выписок из протоколов совещаний визируется руководителем соответствующего секретариата или другого структурного подразделения, инициировавшего проведение указанного совещания, и утверждается председательствующим на совещании.
2.11.6. Подлинники протоколов совещаний и заверенные выписки из них хранятся до передачи в Архив Совета Федерации в соответствующих секретариатах или других структурных подразделениях, инициировавших проведение совещаний.

2.12. Документационное обеспечение заседаний Совета Федерации и заседаний Совета палаты

2.12.1. Проекты документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Совета Федерации, оформляются в соответствии с требованиями пункта 2.8.3 настоящей Инструкции и вместе с листом-сопровождением (приложение 95) представляются комитетами, комиссиями Совета Федерации, членами Совета Федерации, Правовым управлением и Аналитическим управлением в Организационное управление, как правило, не позднее чем за 24 часа до начала заседания Совета Федерации.
2.12.2. Организационное управление передает документы в отдел документационного обеспечения, где информация об указанных документах и электронные образы этих документов (кроме документов к закрытым заседаниям либо документов ограниченного распространения) размещаются в электронной базе данных "Материалы заседания Совета Федерации". При этом в правом верхнем углу зарегистрированного документа проставляется соответствующий штамп, в котором указываются дата и время поступления документа, а также его порядковый номер (приложение 62).
2.12.3. Обеспечение документами членов Совета Федерации к заседаниям Совета Федерации осуществляется:
заблаговременно, через именные ячейки членов Совета Федерации;
перед началом заседания Совета Федерации у входа в Зал заседаний;
во время заседания Совета Федерации в Зале заседаний;
через систему электронного документооборота в виде электронных образов документов.
2.12.31. Через именные ячейки членов Совета Федерации заблаговременно, не позднее чем за 24 часа до начала заседания Совета Федерации, направляются копии законов с подборками стенограмм и копии других документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Совета Федерации.
2.12.32. Перед началом заседания Совета Федерации у входа в Зал заседаний членам Совета Федерации раздаются документы, включенные в проект повестки дня заседания Совета Федерации, но не направленные через именные ячейки членов Совета Федерации за 24 часа до начала заседания Совета Федерации.
2.12.33. Во время заседания Совета Федерации членам Совета Федерации раздаются поступившие в Управление информационного и документационного обеспечения в день заседания и не розданные членам Совета Федерации перед началом заседания документы по вопросам, включенным, в том числе дополнительно, в повестку дня заседания Совета Федерации
2.12.34. Электронные образы документов, указанных в пункте 2.12.31, заблаговременно, не позднее чем за 24 часа до начала заседания Совета Федерации, с помощью подсистемы "Дело-ТСФ" через систему электронного документооборота направляются в картотеки членов Совета Федерации.
Электронные образы документов, указанных в пунктах 2.12.32 и 2.12.33, с помощью подсистемы "Дело-ТСФ" через систему электронного документооборота направляются в картотеки членов Совета Федерации по мере поступления в Управление информационного и документационного обеспечения.
Электронные образы документов, указанных в пунктах 2.12.31 – 2.12.33, с помощью подсистемы "Дело-ТСФ" через систему электронного документооборота направляются на компьютеры, установленные на рабочих местах членов Совета Федерации в Зале заседаний в день заседания Совета Федерации, а также размещаются на корпоративном Интранет-сайте Совета Федерации по мере поступления в Управление информационного и документационного обеспечения.
Электронные образы документов, содержащих персональные данные, не направляются в картотеки членов Совета Федерации и не размещаются на корпоративном Интранет-сайте Совета Федерации.
2.12.4. Управление информационного и документационного обеспечения выполняет следующие функции по документационному обеспечению заседаний Совета Федерации:
обеспечивает тиражирование документов;
осуществляет раскладку документов по именным ячейкам членов Совета Федерации, а также их доставку в комитеты, комиссии Совета Федерации и структурные подразделения;
выдает подборки документов или отдельные документы к заседаниям Совета Федерации официальным представителям сторонних организаций;
комплектует подборки документов в папки согласно проекту повестки дня заседания Совета Федерации и передает их в Организационное управление для раздачи перед началом заседания Совета Федерации членам Совета Федерации (помощникам членов Совета Федерации, не принимающих участия в заседании). Помощникам членов Совета Федерации и официальным представителям сторонних организаций документы к заседаниям Совета Федерации выдаются по предъявлению ими документов, удостоверяющих личность;
доставляет подборки документов (по одному комплекту согласно пунктам проекта повестки дня заседания Совета Федерации) в комитеты и комиссии Совета Федерации, а также в Секретариат Председателя Совета Федерации и секретариаты заместителей Председателя Совета Федерации;
передает растиражированные документы в Организационное управление для формирования комплектов документов для руководства Совета Федерации и раздачи представителям структурных подразделений;
осуществляет сканирование документов, указанных в пунктах 2.12.31 – 2.12.33, направление электронных образов этих документов в картотеки членов Совета Федерации и на компьютеры, установленные на рабочих местах членов Совета Федерации в Зале заседаний, а также их размещение на корпоративном Интранет-сайте Совета Федерации.
2.12.5. В случае необходимости документы по вопросам, не включенным в проект повестки дня заседания Совета Федерации, могут быть розданы членам Совета Федерации с разрешения Председателя Совета Федерации на основании письменной просьбы члена Совета Федерации.
2.12.6. Подлинники документов, розданных членам Совета Федерации к заседанию Совета Федерации, хранятся в отделе документационного обеспечения, группируются в дела и в течение месяца после заседания Совета Федерации передаются на хранение в Архив Совета Федерации.
2.12.7. Предложения о внесении вопросов на рассмотрение Совета палаты с текстами соответствующих документов, включая проекты решений Совета палаты, представляются комитетами, комиссиями Совета Федерации, членами Совета Федерации Председателю Совета Федерации не позднее чем за 48 часов до начала заседания Совета палаты.
2.12.8. После рассмотрения документов Председателем Совета Федерации они направляются в Организационное управление для организации тиражирования и комплектования в папки для участников заседания Совета палаты.
2.12.9. Обеспечение документами участников заседания Совета палаты осуществляется в следующем порядке:
заблаговременно, через соответствующие комитеты, комиссии Совета Федерации;
перед началом заседания Совета палаты в зале заседаний Совета палаты;
во время заседания Совета палаты в зале заседаний Совета палаты;
через систему электронного документооборота в виде электронных образов документов.
2.12.91. Поступившие в Организационное управление документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Совета палаты, направляются участникам заседания Совета палаты, как правило, не позднее чем за 24 часа до начала заседания Совета палаты.
2.12.92. Перед началом заседания Совета палаты в зале заседаний Совета палаты на рабочие места участников заседания раскладываются папки с документами по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Совета палаты.
2.12.93. Во время заседания Совета палаты в зале заседаний Совета палаты участникам заседания раздаются документы по вопросам, включенным дополнительно в проект повестки дня заседания Совета палаты.
2.12.94. Электронные образы документов, поступивших в Управление информационного и документационного обеспечения согласно проекту повестки дня заседания Совета палаты (за исключением документов, содержащих персональные данные), заблаговременно, не позднее чем за 24 часа до начала заседания Совета палаты, с помощью подсистемы "Дело-ТСФ" через систему электронного документооборота направляются в картотеки членов Совета Федерации, участвующих в заседании Совета палаты.
Электронные образы документов, указанных в пунктах 2.12.91, 2.12.92 и 2.12.93, в день заседания Совета палаты со специального автоматизированного рабочего места направляются на компьютеры, установленные на рабочих местах участников заседания Совета палаты в зале заседаний Совета палаты.
2.12.95. Организационное управление выполняет следующие функции по обеспечению заседаний Совета палаты:
осуществляет своевременное обеспечение участников заседания Совета палаты документами в соответствии с проектом повестки дня заседания Совета палаты;
организует тиражирование документов;
комплектует документы в папки согласно проекту повестки дня заседания Совета палаты и перед началом заседания Совета палаты раскладывает их в зале заседаний Совета палаты на рабочие места участников заседания Совета палаты;
раздает участникам заседания Совета палаты отдельные документы во время заседания Совета палаты;
передает документы согласно проекту повестки дня заседания Совета палаты в Управление информационного и документационного обеспечения для доставки участникам заседания Совета палаты через соответствующие комитеты, комиссии Совета Федерации, для сканирования и направления электронных образов этих документов в картотеки членов Совета Федерации, участвующих в заседании Совета палаты, и на компьютеры, установленные на их рабочих местах в зале заседаний Совета палаты.
2.12.10. Подлинники документов, розданных участникам заседаний Совета палаты, хранятся в Организационном управлении, группируются в дела и по окончании календарного года передаются на хранение в Архив Совета Федерации.

2.13. Документационное и техническое обеспечение парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий, проводимых в Совете Федерации

2.13.1. Подготовка и проведение парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий в Совете Федерации осуществляются комитетами, комиссиями Совета Федерации с участием структурных подразделений.
2.13.2. Подготовка материалов по вопросам, рассматриваемым на парламентских слушаниях, "круглых столах" и иных мероприятиях, оформление списков их участников, официальных уведомлений их участникам осуществляются аппаратами комитетов, комиссий Совета Федерации, ответственных за проведение указанных мероприятий.
2.13.3. Автоматизированный набор, распечатка и тиражирование материалов, связанных с проведением парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий, звукозапись и подготовка текстов стенограмм осуществляются соответственно отделом автоматизированной подготовки документов и отделом автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм в соответствии с заявками аппаратов комитетов, комиссий Совета Федерации.
2.13.4. По итогам парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий могут быть приняты рекомендации и другие документы.
Рекомендации парламентских слушаний утверждаются комитетом (комиссией) Совета Федерации, ответственным за их проведение, либо Советом палаты, либо Советом Федерации.
2.13.5. При необходимости рекомендации парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий могут быть направлены Президенту Российской Федерации, в Государственную Думу, Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом за подписью Председателя Совета Федерации. Другим адресатам указанные рекомендации направляются, как правило, за подписью председательствующего на мероприятии или за подписью председателя комитета (комиссии) Совета Федерации, ответственного за проведение мероприятия, либо его первого заместителя или заместителя.
2.13.6. На парламентских слушаниях, "круглых столах" и иных мероприятиях в Совете Федерации осуществляется звукозапись и ведется протокол, который подписывается председательствующим.
Протокол парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий в Совете Федерации ведут и оформляют работники аппарата комитета (комиссии) Совета Федерации, ответственного за их подготовку и проведение.
Копии протоколов, материалов и текстов стенограмм парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий в течение 10 дней передаются в Парламентскую библиотеку.
2.13.7. Протоколы, материалы и тексты стенограмм парламентских слушаний, "круглых столов" и иных мероприятий хранятся в аппарате соответствующего комитета (комиссии) Совета Федерации и в установленные сроки передаются на хранение в Архив Совета Федерации.

3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

3.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений, содержащихся в документах, а также поручений, данных по документам (далее – задание), в комитетах, комиссиях Совета Федерации и структурных подразделениях возлагается соответственно на председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, руководителей структурных подразделений.
Организацию контроля исполнения заданий по вопросам своей компетенции осуществляют первый заместитель Председателя Совета Федерации, заместители Председателя Совета Федерации по направлениям работы курируемых ими комитетов, комиссий Совета Федерации, а также Секретариат Председателя Совета Федерации, секретариаты заместителей Председателя Совета Федерации и отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей.
3.2. Контроль осуществляется за:
1) исполнением заданий, имеющих формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить" и т.п. и содержащихся в:
а) постановлениях, заявлениях, обращениях Совета Федерации;
б) протоколах заседаний Совета Федерации и заседаний Совета палаты;
в) распоряжениях руководства Совета Федерации;
г) протоколах совещаний руководства Совета Федерации;
д) поручениях руководства Совета Федерации;
е) приказах руководства Аппарата Совета Федерации;
ж) протоколах совещаний руководства Аппарата Совета Федерации;
з) поручениях руководства Аппарата Совета Федерации;
и) протоколах заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, совещаний руководителей структурных подразделений;
к) резолюциях, поручениях председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, руководителей структурных подразделений;
л) распоряжениях руководителей структурных подразделений.
Контролю не подлежат задания с указанными формулировками, данные по документам, касающимся вопросов оформления командировок, выделения подарков, сувениров и т.п.;
2) поступлением ответов на:
а) парламентские запросы Совета Федерации;
б) запросы членов Совета Федерации;
в) обращения руководства Совета Федерации в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации (далее – обращение);
г) обращения комитетов, комиссий Совета Федерации в указанные органы и организации;
д) обращения руководства Аппарата Совета Федерации в указанные органы и организации;
е) обращения структурных подразделений в указанные органы и организации в соответствии с их задачами и функциями;
3) исполнением Плана основных мероприятий и мониторинга Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Плана межпарламентского сотрудничества Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Плана основных мероприятий Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и других планов, утверждаемых Советом Федерации, Советом палаты, Руководителем Аппарата Совета Федерации (далее – планы).
3.3. Контроль осуществляют:
1) отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей за исполнением заданий, содержащихся в постановлениях, заявлениях, обращениях Совета Федерации, протоколах заседаний Совета Федерации и заседаний Совета палаты, распоряжениях руководства Совета Федерации, поручениях руководства Совета Федерации, приказах Руководителя Аппарата Совета Федерации, протоколах совещаний руководства Аппарата Совета Федерации, поручениях руководства Аппарата Совета Федерации, а также за поступлением ответов на парламентские запросы Совета Федерации, обращения руководства Аппарата Совета Федерации;
2) Организационное управление, Управление международных связей и другие структурные подразделения за исполнением планов;
3) помощники членов Совета Федерации за поступлением ответов на запросы членов Совета Федерации;
4) Секретариат Председателя Совета Федерации и соответствующие секретариаты заместителей Председателя Совета Федерации за исполнением заданий, содержащихся в протоколах совещаний руководства Совета Федерации, поступлением ответов на обращения руководства Совета Федерации;
5) службы делопроизводства соответствующих структурных подразделений за исполнением заданий, содержащихся в протоколах заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, поручениях председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, руководителей структурных подразделений, поступлением ответов на обращения комитетов, комиссий Совета Федерации, структурных подразделений, исполнением заданий, содержащихся в протоколах совещаний руководителей структурных подразделений, распоряжениях руководителей структурных подразделений.
3.4. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль документов, указанных в пункте 3.2 настоящей Инструкции, проверку хода и сроков их исполнения, анализ результатов их исполнения и снятие их с контроля.
3.5. Постановка на контроль документа в подсистеме "Дело-ТСФ" осуществляется путем занесения текста задания в поле "Резолюция" регистрационной карточки и проставления в поле "Плановая дата" срока его исполнения.
При этом в правом верхнем углу регистрационной карточки высвечивается красный символ – буква "К".
В правом верхнем углу первого листа документа уполномоченным на это работником проставляется штамп "Контроль".
3.6. Постановку на контроль актов Совета Федерации, выписок из протоколов заседаний Совета Федерации и Совета палаты, выписок из протоколов совещаний Председателя Совета Федерации, организационно-распорядительных документов руководства Совета Федерации и Руководителя Аппарата Совета Федерации в подсистеме "Дело-ТСФ" осуществляет отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей.
Постановку на контроль входящих и исходящих (внутренних) документов, содержащих задания руководства Совета Федерации и Аппарата Совета Федерации, обращений руководства Совета Федерации и Аппарата Совета Федерации в подсистеме "Дело-ТСФ" осуществляет Управление информационного и документационного обеспечения.
Постановку на контроль протоколов совещаний руководства Совета Федерации, содержащих задания, обращений руководства Совета Федерации осуществляют Секретариат Председателя Совета Федерации и секретариаты заместителей Председателей Совета Федерации.
Постановку на контроль протоколов заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, обращений комитетов, комиссий Совета Федерации, поручений председателей комитетов, комиссий Совета Федерации, руководителей структурных подразделений, протоколов совещаний руководителей структурных подразделений, распоряжений руководителей структурных подразделений, содержащих задания, осуществляют службы делопроизводства структурных подразделений.
Отдельные виды документов, содержащих задания, ставятся на контроль без использования подсистемы "Дело-ТСФ":
постановку на контроль запросов членов Совета Федерации осуществляют помощники членов Совета Федерации;
постановку на контроль планов осуществляют Организационное управление, Управление международных связей и другие структурные подразделения.
3.7. Контрольные задания подлежат исполнению либо в указанные в них сроки, либо в сроки, установленные Регламентом Совета Федерации, либо в месячный срок, а в отдельных случаях – в срок, согласованный с руководством Совета Федерации, руководством Аппарата Совета Федерации или ответственным исполнителем (задания, содержащиеся в постановлениях Совета Федерации, касающиеся вопросов законотворческой деятельности и др.).
Наличие в тексте задания указаний "срочно" или "оперативно" предусматривает их исполнение соответственно в трехдневный или десятидневный срок, считая с даты подписания задания.
Если срок исполнения задания составляет более одного месяца, то в нем могут быть определены порядок и периодичность доклада о ходе его исполнения.
Если последний день исполнения задания приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
3.8. Если задание дано нескольким исполнителям, то назначается ответственный исполнитель, который организует и координирует работу по его исполнению, либо им считается тот исполнитель, чья фамилия в задании указана первой.
Соисполнители задания представляют ответственному исполнителю информацию о выполнении задания в пределах своей компетенции и не позднее чем за два рабочих дня до наступления срока его исполнения.
3.9. Руководитель соответствующего структурного подразделения (ответственный исполнитель или соисполнитель) назначает работника структурного подразделения – конкретного исполнителя задания, который готовит необходимые проекты документов и докладов о ходе и результатах его исполнения, осуществляет своевременный сбор и обобщение информации, полученной от соисполнителей.
Информация об этой работе в установленном порядке отражается работником службы делопроизводства структурного подразделения в подсистеме "Дело-ТСФ".
3.10. В структурном подразделении исполнитель задания своевременно представляет руководителю структурного подразделения необходимые материалы на подпись, проекты документов, писем и докладов, информацию о ходе и результатах исполнения задания.
После подписания руководителем структурного подразделения информация об исполнении задания передается работнику службы делопроизводства этого структурного подразделения для ее регистрации в подсистеме "Дело-ТСФ" и внесения соответствующих данных в поле "Отчет" регистрационной карточки контролируемого документа, содержащего задание, с указанием даты его исполнения.
Информация в письменной форме передается в Управление информационного и документационного обеспечения для направления ее адресату.
3.11. Ответственный исполнитель задания в установленном порядке в соответствии с пунктом 3.8 настоящей Инструкции представляет информацию о его исполнении руководству Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации. К указанной информации прилагается оригинал или копия контролируемого задания.
Информация об исполнении задания визируется всеми соисполнителями либо содержит ссылку на согласование с ними его содержания. При этом указываются фамилия, инициалы, должность лица, с которым согласован документ, а также дата согласования.
Если к информации прилагается проект исходящего (внутреннего) документа, требующего подписания руководством Совета Федерации, руководством Аппарата Совета Федерации, он в установленном порядке визируется всеми соисполнителями и заинтересованными должностными лицами.
Соисполнитель, имеющий особое мнение, излагает свою позицию в письменной форме и прилагает этот материал к информации об исполнении задания либо представляет в соответствии с пунктом 3.8 настоящей Инструкции руководству Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации свою информацию, сообщив об этом ответственному исполнителю.
3.12. Структурное подразделение, осуществляющее контроль, может рассылать исполнителям по подсистеме "Дело-ТСФ" справки-напоминания об исполнении заданий (далее – справки-напоминания) или письменные справки-напоминания установленной формы (приложение 91), а также использовать иные формы взаимодействия между структурными подразделениями.
С целью эффективного и своевременного исполнения заданий работник соответствующего структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, также систематически (как правило, еженедельно) аналогичным образом напоминает исполнителям своего структурного подразделения о контролируемых заданиях и сроках их исполнения.
3.13. Исполнитель, получивший справку-напоминание, сообщает устно или передает в письменной форме в структурное подразделение, осуществляющее контроль, сведения об исполнении задания.
3.14. В случае необходимости продления срока исполнения задания исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока его исполнения обращается к должностному лицу, давшему задание, с мотивированной просьбой, изложенной в письменной форме, о продлении срока исполнения задания.
3.15. Представленная исполнителем информация, а также сведения, имеющиеся в регистрационной карточке контролируемого документа, содержащего задание, анализируются и обобщаются в структурном подразделении, осуществляющем контроль. Этим же структурным подразделением документы, как правило, докладываются руководству Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации для принятия решения.
В случае неисполнения задания или исполнения его с немотивированным нарушением срока структурное подразделение, осуществляющее контроль, может подготовить соответствующую докладную записку либо предложения в ином виде для доклада их должностному лицу, давшему задание.
3.16. По результатам рассмотрения информации ответственного исполнителя Совет Федерации, Совет палаты или должностное лицо, давшее задание, принимает, как правило, одно из следующих решений:
1) считать задание выполненным;
2) разрешить продление работы по исполнению задания;
3) дать новое задание.
3.17. На основании одного из решений, принятых в соответствии с пунктом 3.16 настоящей Инструкции, структурное подразделение, осуществляющее контроль:
1) снимает задание с контроля;
2) устанавливает новый срок исполнения задания;
3) ставит на контроль новое задание.
3.18. Документ снимается с контроля в соответствии с пунктами 3.16 и 3.17 настоящей Инструкции после полного исполнения задания либо по факту его исполнения, если задание не требует непосредственного доклада о его исполнении (подготовка проектов постановлений Совета Федерации, проведение плановых мероприятий и т.п.).
3.19. Информация о снятии документа с контроля по поручению руководителя структурного подразделения, осуществляющего контроль, вводится соответствующим работником этого структурного подразделения в поля "Основание для снятия с контроля" и "Фактическая дата исполнения" регистрационной карточки документа, содержащего задание. При этом красный символ – буква "К", высвечивающаяся на регистрационной карточке, гасится.
3.20. Полномочия по принятию решения о снятия задания с контроля могут быть возложены на руководителя соответствующего структурного подразделения, осуществляющего контроль.
3.21. За отчетный период (месяц, квартал, полугодие, год) Управление информационного и документационного обеспечения готовит для доклада руководству Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации сводный статистический материал о ходе работы с контрольными документами и об исполнении заданий. Эти сведения формируются на основе данных подсистемы "Дело-ТСФ".
В соответствии с Планом основных мероприятий Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации отдел по обеспечению деятельности Руководителя Аппарата Совета Федерации и его заместителей готовит для доклада руководству Совета Федерации, членам Совета Федерации и руководителям структурных подразделений информацию о ходе исполнения заданий, содержащихся в актах Совета Федерации, поручениях Совета Федерации и Совета палаты, протоколах совещаний Председателя Совета Федерации, организационно-распорядительных документах руководства Совета Федерации и приказах Руководителя Аппарата Совета Федерации.
За отчетный период (полугодие, год) Организационное управление, Управление международных связей и другие структурные подразделения готовят для доклада руководству Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации отчеты о выполнении планов.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ

4.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях

4.1.1. Работа с документами в структурных подразделениях организуется и проводится с учетом единых требований, установленных настоящей Инструкцией.
Организация и ведение делопроизводства, контроль за исполнением документов в структурных подразделениях возлагаются на службы делопроизводства структурных подразделений. Организация и ведение делопроизводства, контроль за исполнением документов в отделах в составе структурных подразделений, наделенных функцией обособленного делопроизводства, возлагаются на работников, ведущих делопроизводство в этих отделах. Организация и ведение делопроизводства, контроль за исполнением документов в постоянно действующих или временных консультативных, совещательных органах при Совете Федерации, при Председателе Совета Федерации возлагаются на службы делопроизводства структурных подразделений либо работников, отвечающих за делопроизводство в отделах в составе структурных подразделений, обеспечивающих деятельность этих органов.
4.1.2. На работника службы делопроизводства структурного подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, регистрация документов, поступающих в структурное подразделение;
своевременная передача полученных документов руководителю структурного подразделения, а после получения указаний руководителя структурного подразделения – работнику структурного подразделения, которому дано поручение (далее – исполнитель);
регистрация исходящих и внутренних документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении, передача их на отправку в Управление информационного и документационного обеспечения;
ознакомление работников с организационно-распорядительными и информационными документами, поступившими в структурное подразделение;
осуществление контроля за прохождением документов в структурном подразделении и исполнением поручений;
систематическое информирование руководителя структурного подразделения об исполнении поручений в структурном подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов и исполнения поручений в структурном подразделении;
своевременная подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;
формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;
организация хранения дел и документов, выдача дел и документов работникам структурного подразделения, обеспечение их сохранности;
оформление дел для передачи на хранение в Архив Совета Федерации;
получение во временное пользование дел, хранящихся в Архиве Совета Федерации, возвращение их в Архив Совета Федерации по истечении сроков пользования;
участие в проведении экспертизы ценности документов, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
передача помощникам членов Совета Федерации (членам Совета Федерации) поступивших в службу делопроизводства структурного подразделения документов, адресованных членам Совета Федерации;
ознакомление вновь принятых работников с настоящей Инструкцией и другими нормативными актами, касающимися работы с документами и ведения делопроизводства;
учет имеющейся оргтехники и канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на их получение;
оформление заказов на проведение звукозаписи и (или) подготовку текстов стенограмм мероприятий, проводимых структурным подразделением, а также заказов на изготовление тиражей документов, автоматизированную подготовку отдельных видов документов, программное обеспечение рабочих мест работников структурного подразделения;
выполнение иных обязанностей, возложенных в соответствии с положением о структурном подразделении и должностным регламентом работника службы делопроизводства.
4.1.3. При работе с документами в структурном подразделении необходимо руководствоваться следующими общими требованиями:
работающие с документами несут ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации;
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей работников;
работа с документами ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования") организуется с учетом положений раздела 5 настоящей Инструкции;
не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления, а также делать пометки, не предусмотренные настоящей Инструкцией;
передача документов или их копий работникам других структурных подразделений может осуществляться с разрешения руководителя структурного подразделения;
передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Аппарата Совета Федерации;
передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через Управление пресс-службы Аппарата Совета Федерации (Пресс-службу Совета Федерации) (далее – Пресс-служба Совета Федерации), а по вопросам, связанным с обращениями граждан, – через Приемную Совета Федерации;
при уходе в отпуск, выезде в командировку работник структурного подразделения должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности сдать все числящиеся за ним документы работнику службы делопроизводства структурного подразделения либо руководителю структурного подразделения.
4.1.4. Подготовка информации о поступлении документов, зарегистрированных в Центральной картотеке, регистрация исходящих и внутренних документов, контроль за исполнением поручений в структурных подразделениях осуществляются с использованием подсистемы "Дело-ТСФ".
4.1.5. При поступлении документов, зарегистрированных в Центральной картотеке, работник службы делопроизводства структурного подразделения проверяет соответствие количества поступивших документов количеству регистрационных карточек, автоматически сформированных в картотеке структурного подразделения, а также правильность сведений о документах, внесенных в регистрационные карточки.
4.1.6. Работник службы делопроизводства структурного подразделения докладывает руководителю структурного подразделения о поступивших документах и в соответствии с его резолюцией передает эти документы для исполнения или ознакомления работникам структурного подразделения.
Фамилия исполнителя, текст поручения и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении вносятся в регистрационную карточку этого документа.
4.1.7. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ (исходящий номер и дата)", "Учтено при формировании замечаний к проекту федерального закона (название)", "Дан устный ответ", "Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому представлен доклад, дата представления доклада)" и т.п.
4.1.8. Работник структурного подразделения, которому документ был направлен на ознакомление, ознакомившись с документом, ставит свою подпись и дату ознакомления (под резолюцией руководителя структурного подразделения) на документе либо на специальном листе ознакомления (приложение 92).
4.1.9. Составление номенклатуры дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление и оформление описей дел, хранение дел осуществляются в соответствии с требованиями, установленными в разделе 6 настоящей Инструкции.
4.1.10. Для оперативной передачи и приема текстов документов, информационных материалов, справочных данных структурными подразделениями может быть использована факсимильная связь.
При необходимости включения полученной факсограммы в дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.
4.1.11. Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных в структурных подразделениях, осуществляется руководителями структурных подразделений.

4.2. Особенности организации работы с документами членов Совета Федерации

4.2.1. Организация и ведение делопроизводства членов Совета Федерации возлагаются на помощников членов Совета Федерации в соответствии с пунктом 1.6 настоящей Инструкции.
4.2.2. Помощник члена Совета Федерации обеспечивает:
получение, регистрацию и передачу члену Совета Федерации поступивших на его имя документов, а также документов, подлежащих рассмотрению на очередном заседании Совета Федерации;
исполнение по поручению члена Совета Федерации поступивших документов;
составление и оформление документов за подписью члена Совета Федерации, их учет;
регистрацию исходящих и внутренних документов за подписью члена Совета Федерации, передачу их на отправку в Управление информационного и документационного обеспечения;
систематизацию документов и помещение их в дела в соответствии с номенклатурой дел члена Совета Федерации;
своевременное согласование номенклатуры дел члена Совета Федерации на очередной год с Архивом Совета Федерации;
передачу дел с зарегистрированными в Управлении информационного и документационного обеспечения документами на хранение в Архив Совета Федерации, а также по желанию члена Совета Федерации передачу иных дел на хранение в Архив Совета Федерации;
контроль за поступлением ответов на запросы и обращения члена Совета Федерации;
организацию своевременной подготовки ответов на обращения, поступившие в адрес члена Совета Федерации;
оформление заказов (за подписью члена Совета Федерации) на автоматизированную подготовку документов и копировально-множительные работы;
выполнение другой работы по поручению члена Совета Федерации.
4.2.3. Помощник члена Совета Федерации осуществляет регистрацию документов, поступивших в адрес члена Совета Федерации, в подсистеме "Дело-ТСФ".
Регистрации подлежат все письменные обращения, поступившие в адрес члена Совета Федерации, а также переданные ему лично.
Если документы, поступившие на имя члена Совета Федерации в запечатанном конверте, носят служебный характер и непосредственно связаны с его деятельностью в соответствующем комитете (комиссии) Совета Федерации, они должны быть переданы для регистрации в отдел документационного обеспечения с последующим возвратом члену Совета Федерации.
4.2.4. Для оформления документов члена Совета Федерации, предназначенных для отправки внутренним и внешним адресатам, используются бланки установленной формы (приложения 31, 32).
Подписанные членом Совета Федерации документы регистрируются помощником члена Совета Федерации в подсистеме "Дело-ТСФ".
4.2.5. При регистрации документам членов Совета Федерации, предназначенным для отправки внутренним и внешним адресатам, присваиваются номера, состоящие из соответствующего цифрового обозначения субъекта Российской Федерации (список цифровых обозначений субъектов Российской Федерации приведен в приложении 66), через дефис – порядкового номера отправляемого документа в пределах календарного года и через косую черту – инициалов члена Совета Федерации (первых букв имени и фамилии). Например: № 59-342/ИФ, где цифры 59 соответствуют цифровому обозначению субъекта Российской Федерации, 342 указывают на порядковый номер отправляемого документа в пределах календарного года, ИФ – инициалы члена Совета Федерации (Иван Федоров).
В случае необходимости в регистрационный номер исходящего документа может быть включен номер дела (согласно номенклатуре дел члена Совета Федерации), в которое будет подшита копия отправляемого документа. При этом указанный номер дела проставляется перед порядковым номером отправляемого документа в пределах календарного года и отделяется от него точкой. Например: № 59-4.342/ИФ, где цифра 4 соответствует номеру дела согласно номенклатуре дел члена Совета Федерации.
В таком же порядке осуществляется регистрация документов, подготовленных и подписанных помощником члена Совета Федерации по поручению члена Совета Федерации. В этом случае на оборотной стороне последнего листа документа указывается, что он подготовлен и подписан по поручению члена Совета Федерации, а к порядковому номеру отправляемого документа в пределах календарного года добавляется буква "П". Например: № 59-4.342П/ИФ, где буква "П" указывает на факт подписания документа по поручению члена Совета Федерации его помощником.
Подготовленные документы передаются для отправки в отдел документационного обеспечения.
При передаче документов для отправки в отдел документационного обеспечения в запечатанном конверте под адресом получателя указываются исходящие номера всех находящихся в нем вложений.
Направление и рассылка членам Совета Федерации документов, не связанных с их деятельностью в Совете Федерации, аудио- или видеозаписей, книг или других печатных изданий допускается только с письменного разрешения руководства Совета Федерации или Руководителя Аппарата Совета Федерации. В этом случае в обращении на имя соответствующего должностного лица с просьбой о рассылке таких документов указываются адресаты предлагаемого к раздаче документа, местонахождение и контактный телефон автора обращения. Экземпляр предлагаемого к рассылке документа прилагается к обращению.
При положительной резолюции руководства Совета Федерации или Руководителя Аппарата Совета Федерации отдел документационного обеспечения сообщает автору обращения (или его представителю) о форме рассылки и месте, куда необходимо доставить тираж документа. После получения тиража отдел документационного обеспечения обеспечивает доставку документа в порядке, установленном пунктами 2.2.18 – 2.2.21 настоящей Инструкции.
4.2.6. Письма и телеграммы членов Совета Федерации, не связанные с их деятельностью в Совете Федерации, к отправке через отдел документационного обеспечения не принимаются.
Отправка указанных писем и телеграмм осуществляется помощниками членов Совета Федерации через 426-е отделение почтовой связи Управления федеральной почтовой связи города Москвы "Московский почтамт" (улица Большая Дмитровка, дом 26, 1-й этаж) с использованием специальных конвертов с надписью "Федеральное Собрание Российской Федерации. Член Совета Федерации" (приложение 90). Обеспечение такими конвертами членов Совета Федерации осуществляется отделом снабжения Управления делами.
В соответствии с Федеральным законом "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" все виды почтовых и телеграфных отправлений членов Совета Федерации в связи с осуществлением ими своих полномочий пересылаются (передаются), обрабатываются и доставляются в разряде правительственных.
4.2.7. Помещение документов члена Совета Федерации в дела осуществляется его помощником в соответствии с номенклатурой дел члена Совета Федерации и требованиями раздела 6 настоящей Инструкции.
Передача на хранение в Архив Совета Федерации дел члена Совета Федерации осуществляется на основании его письменной просьбы.

5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ (С ПОМЕТКОЙ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ")

5.1. К документам ограниченного распространения относятся поступившие в Совет Федерации, а также созданные в Совете Федерации документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования".
Созданные в Совете Федерации документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" содержат информацию, не являющуюся государственной или иной охраняемой законом тайной, но ограничения на распространение которой и особые требования к обращению с которой обусловлены служебной необходимостью (за исключением информации, доступ к которой не может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Работа с документами ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для работы с несекретными документами, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
5.3. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее – пометка ДСП) на документе определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Пометка ДСП и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (на обложке и титульном листе издания), а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу (изданию).
5.4. Решение о снятии пометки ДСП с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.
Снятие пометки ДСП с присланного документа может быть произведено только по предварительному согласованию с организацией, приславшей документ.
Снятие пометки ДСП с документа производится Управлением информационного и документационного обеспечения на основании письменного представления должностного лица, принявшего такое решение.
5.5. После снятия пометки ДСП с документа на нем, а также в регистрационной карточке или других учетных формах документа Управлением информационного и документационного обеспечения делается соответствующая запись. О снятии пометки ДСП Управлением информационного и документационного обеспечения уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его приславшая.
5.6. Прием и регистрация поступивших в Совет Федерации документов с пометкой ДСП осуществляются отделом документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов. При этом в соответствующем поле регистрационной карточки проставляется пометка ДСП, а также указываются номера поступивших экземпляров документа.
Передача документов ограниченного распространения работникам структурных подразделений производится под расписку.
5.7. Созданный в Совете Федерации и подписанный соответствующим должностным лицом документ с пометкой ДСП регистрируется в картотеке структурного подразделения в порядке, установленном для регистрации исходящих (внутренних) несекретных документов. При этом рядом с исходящим номером, который указывается на подлиннике и копии отправляемого документа, исполнителем проставляется пометка ДСП (например: 5.8-14 дсп). При заполнении регистрационной карточки в поле "Доступ" также проставляется пометка ДСП.
5.8. Отправка документов с пометкой ДСП осуществляется отделом документационного обеспечения.
При необходимости направления документов с пометкой ДСП по нескольким адресам составляется указатель рассылки (приложение 84), в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывает исполнитель и утверждает руководитель структурного подразделения, которое подготовило документ к отправке.
При отправке документов пометка ДСП проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра (приложения 85, 86, 88,89).
Документы с пометкой ДСП доставляются в другие организации отделом фельдъегерской службы.
Запрещается передавать тексты документов с пометкой ДСП по каналам факсимильной связи.
5.9. Документы с пометкой ДСП набираются и распечатываются в отделе автоматизированной подготовки документов.
При автоматизированном наборе и распечатке документа с пометкой ДСП на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия работника, изготовившего документ, и дата изготовления документа. Отпечатанный документ вместе с черновиками и вариантами передается работнику структурного подразделения, передавшему документ в отдел автоматизированной подготовки документов (заказчику).
Черновики и варианты документов ограниченного распространения уничтожаются в бумагорезательной машине работником службы делопроизводства структурного подразделения с подтверждением факта уничтожения соответствующей записью на оборотной стороне первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело.
5.10. Тиражирование внутренних и исходящих документов с пометкой ДСП осуществляется в отделе автоматизированной подготовки документов по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений и завизированным начальником Управления информационного и документационного обеспечения или его заместителем, при наличии письменного согласия должностного лица, подписавшего или утвердившего этот документ.
Тиражирование документов с пометкой ДСП, поступивших в Совет Федерации, осуществляется в отделе автоматизированной подготовки документов по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений и завизированным руководством Совета Федерации или руководством Аппарата Совета Федерации, при наличии письменного согласия организации, подписавшей или утвердившей этот документ.
5.11. После тиражирования документа с пометкой ДСП на оборотной стороне его первого листа работником структурного подразделения, передавшим документ на тиражирование, указывается количество снятых копий.
Учет растиражированных документов с пометкой ДСП осуществляется поэкземплярно в структурных подразделениях, передавших документы на тиражирование.
5.12. Заказ на проведение звукозаписи и подготовку текста стенограммы закрытого мероприятия, проводимого в Совете Федерации, оформляется на бланке установленной формы (приложение 79). При этом в заказе указывается на необходимость проставления на первой странице текста стенограммы пометки ДСП.
5.13. Звукозапись, подготовка и распечатка текстов стенограмм, содержащих информацию ограниченного распространения, выполняются отделом автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм.
5.14. Текст стенограммы с пометкой ДСП распечатывается на бумажном носителе в одном экземпляре в присутствии заказчика и передается ему под расписку в журнале учета и выдачи текстов стенограмм.
Перенос текста стенограммы с пометкой ДСП на машинный носитель (дискету) и выдача дискеты заказчику производятся только с разрешения начальника Управления информационного и документационного обеспечения или его заместителя при наличии письменного согласия должностного лица, отвечавшего за подготовку закрытого мероприятия.
5.15. Тексты стенограмм закрытых заседаний Совета Федерации, закрытых мероприятий, проводимых в Совете Федерации, с пометкой ДСП передаются на бумажном и машинном носителях на хранение в отдел по защите государственной тайны и режима Управления кадров и государственной службы.
5.16. Исполненные документы с пометкой ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. При этом документы с пометкой ДСП могут быть помещены в дела вместе с несекретными документами по тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП.
5.17. Передача внутренних и исходящих документов (их копий или проектов) с пометкой ДСП работникам внутри одного структурного подразделения осуществляется по разрешению руководителя этого структурного подразделения, работникам других структурных подразделений – по разрешению должностного лица, в чьем распоряжении находится этот документ, при наличии письменного согласия должностного лица, подписавшего или утвердившего этот документ. Передача документа с пометкой ДСП, поступившего в Совет Федерации, осуществляется в порядке, предусмотренном для передачи внутренних и исходящих документов, при наличии письменного согласия организации, подписавшей или утвердившей этот документ.
Передача работникам сторонних организаций внутренних и исходящих документов с пометкой ДСП допускается только с разрешения руководства Аппарата Совета Федерации, а передача указанным работникам документов с пометкой ДСП, поступивших в Совет Федерации, – с разрешения руководства Аппарата Совета Федерации при наличии письменного согласия организации, подписавшей или утвердившей этот документ.
5.18. За разглашение информации, содержащейся в документах с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка работы с такими документами виновные могут привлекаться к дисциплинарной ответственности.
5.19. Ответственность за организацию работы с документами с пометкой ДСП, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагаются на руководителей структурных подразделений.
5.20. Ознакомление работников структурных подразделений с находящимися в Архиве Совета Федерации документами и делами с пометкой ДСП производится по письменным заявкам работников с разрешения руководства Аппарата Совета Федерации или руководителей структурных подразделений, подготовивших указанные документы. При этом документы с пометкой ДСП могут быть выданы работникам структурных подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.
5.21. Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
5.22. В структурном подразделении не реже одного раза в год комиссией, созданной руководителем структурного подразделения, должна проводиться проверка наличия документов и дел с пометкой ДСП.
В Архиве Совета Федерации проверка наличия дел с пометкой ДСП должна проводиться не реже одного раза в пять лет комиссией, созданной начальником Управления информационного и документационного обеспечения.
Руководителем Аппарата Совета Федерации может быть создана специальная комиссия, состоящая из работников структурных подразделений, для проверки в структурных подразделениях и в Архиве Совета Федерации наличия документов и дел с пометкой ДСП, а также порядка работы с ними.
О результатах проверки информируется руководитель соответствующего структурного подразделения, а также Руководитель Аппарата Совета Федерации.
5.23. В случае утраты документов, дел с пометкой ДСП руководителем структурного подразделения создается комиссия (в количестве не менее трех человек) по расследованию обстоятельств утраты. О фактах утраты ставится в известность Руководитель Аппарата Совета Федерации.
Об утрате документов, дел с пометкой ДСП составляется акт в произвольной форме. Акты об утрате документов, дел временного хранения с пометкой ДСП утверждаются руководителем структурного подразделения. Акты об утрате дел постоянного хранения с пометкой ДСП утверждаются Руководителем Аппарата Совета Федерации.
Утвержденные акты об утрате документов, дел с пометкой ДСП передаются в Архив Совета Федерации.
5.24. Уничтожение документов, снятых с них копий, дел с пометкой ДСП, утративших практическое значение, не имеющих исторической и научной ценности, производится после составления акта на бланке установленной формы (приложение 67).
В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. В целях правильного оформления, учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов в Архиве Совета Федерации ежегодно составляются номенклатура дел структурного подразделения и номенклатура дел Совета Федерации, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.
6.1.2. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.3. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения следует руководствоваться Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Регламентом Совета Федерации, Положением об Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, положением о структурном подразделении, штатным расписанием Аппарата Совета Федерации, планами и отчетами о работе комитетов и комиссий Совета Федерации, Перечнем документов, образующихся в деятельности Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденным распоряжением Председателя Совета Федерации (далее – Перечень документов, образующихся в деятельности Совета Федерации), номенклатурами дел за предшествующие годы.
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется работником службы делопроизводства структурного подразделения с привлечением других работников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы (приложение 68), согласовывается с Архивом Совета Федерации, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается в Архив Совета Федерации до 1 октября текущего года.
Вновь созданное в Аппарате Совета Федерации структурное подразделение в месячный срок составляет свою номенклатуру дел и представляет ее в Архив Совета Федерации.
6.1.5. В номенклатуры дел структурных подразделений включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы структурных подразделений.
В номенклатуры дел структурных подразделений не включаются периодические издания.
6.1.6. Графы номенклатуры дел структурного подразделения содержат следующую информацию.
В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из индекса соответствующего структурного подразделения (приложение 65) и через тире – порядкового номера дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения.
В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться и изменяться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).
В графе 4 проставляются срок хранения дела (тома, части), номера статей Перечня документов, образующихся в деятельности Совета Федерации.
В графе 5 содержатся иные отметки о заведенных делах.
6.1.7. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и, соответственно, дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, новые дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включенных дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.
Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются работником службы делопроизводства структурного подразделения с Архивом Совета Федерации.
Составление и оформление номенклатуры дел структурного подразделения осуществляются с использованием подсистемы "Электронный архив Совета Федерации". Для этого в подсистеме "Электронный архив Совета Федерации" должны быть введены следующие реквизиты: индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности Совета Федерации, примечание (при необходимости).
6.1.8. Номенклатура дел Совета Федерации составляется Архивом Совета Федерации с использованием подсистемы "Электронный архив Совета Федерации" на основании номенклатур дел структурных подразделений и оформляется по установленной форме (приложение 69).
Номенклатура дел Совета Федерации подписывается начальником Управления информационного и документационного обеспечения и лицом, ответственным за Архив Совета Федерации, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Центральная экспертная комиссия) и с Экспертной проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее – Экспертная проверочная комиссия).
Номенклатура дел Совета Федерации утверждается Руководителем Аппарата Совета Федерации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения номенклатуры дел Совета Федерации структурные подразделения получают выписки из нее для использования в работе.
6.1.9. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения работником службы делопроизводства этого структурного подразделения делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 70), которая передается в Архив Совета Федерации не позднее 15 января следующего года.
6.1.10. Архивом Совета Федерации составляется итоговая запись номенклатуры дел по всем структурным подразделениям для ее последующего представления в Государственный архив Российской Федерации (приложение 71).

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел, или группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, осуществляется работником службы делопроизводства структурного подразделения.
6.2.2. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем работнику службы делопроизводства структурного подразделения, который помещает их в дела.
6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо помещать в отдельные дела;
в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения;
в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их регистрации, исполнения и оформления;
в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);
документы по одному и тому же вопросу следует подшивать вместе;
приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;
заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дело на общих основаниях;
объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).
6.2.4. Документы помещаются в дела в хронологической или логической последовательности.
Постановления, заявления, обращения Совета Федерации помещаются в дело в хронологической последовательности.
Распоряжения Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации по основной деятельности группируются в дело отдельно от распоряжений по личному составу.
Приказы Руководителя Аппарата Совета Федерации по основной деятельности группируются в дело отдельно от приказов и распоряжений по личному составу.
Все документы, относящиеся к проекту закона Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральному конституционному закону или федеральному закону, помещаются в отдельные дела.
Документы заседаний Совета Федерации группируются в четыре дела: протоколы заседаний, тексты стенограмм заседаний, документы к заседаниям, отчеты о результатах регистрации и голосований.
Документы заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, согласительных комиссий, парламентских слушаний, "круглых столов" группируются в отдельные дела, в каждое из которых помещаются протокол, повестка дня, список приглашенных, текст стенограммы и другие документы.
Документы с резолюциями (поручениями) руководства Совета Федерации и руководства Аппарата Совета Федерации, а также документы по их исполнению группируются в дела по корреспондентскому признаку инициативного документа в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.
Планы и отчеты структурных подразделений независимо от даты их составления подшиваются в дело того года, к которому они относятся.
Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".
При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.
Переписка по обращениям граждан группируется в отдельные дела.
6.2.5. Переходящее дело, содержащее документы нескольких календарных лет, должно быть отнесено к тому году, которым датируется последний документ, входящий в дело.
6.2.6. Формирование дел осуществляется с использованием подсистем "Дело-ТСФ" и "Электронный архив Совета Федерации".
Регистрационные карточки документов, списанных в дело в подсистеме "Дело-ТСФ" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, направляются из подсистемы "Дело-ТСФ" в подсистему "Электронный архив Совета Федерации".
В подсистеме "Электронный архив Совета Федерации" осуществляется систематизация документов для последующего размещения их в деле, разбивка дела на тома.
Результаты формирования дела фиксируются в базе данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".

6.3. Экспертиза ценности документов

6.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образующихся в деятельности Совета Федерации, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
6.3.2. Экспертизу ценности документов в Совете Федерации организует и проводит Центральная экспертная комиссия. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях создаются экспертные комиссии.
6.3.3. Организация работы Центральной экспертной комиссии и экспертных комиссий определяется положениями, которые утверждаются Руководителем Аппарата Совета Федерации.
6.3.4. В состав Центральной экспертной комиссии по должности входят начальник Управления информационного и документационного обеспечения (председатель комиссии), лицо, ответственное за Архив Совета Федерации (секретарь комиссии), руководители ряда структурных подразделений или их заместители, представитель от Государственного архива Российской Федерации.
В состав экспертной комиссии, созданной в структурном подразделении, входят руководитель структурного подразделения или его заместитель (председатель комиссии), работник службы делопроизводства структурного подразделения (секретарь комиссии), два-три работника структурного подразделения.
6.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в каждом структурном подразделении работником службы делопроизводства структурного подразделения совместно с членами экспертной комиссии под методическим руководством работников Архива Совета Федерации.
6.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Совета Федерации;
отбор документов временного хранения и документов с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.3.7. Отбор документов в структурных подразделениях для передачи на постоянное хранение в Архив Совета Федерации проводится на основании Перечня документов, образующихся в деятельности Совета Федерации, и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
6.3.8. Результаты экспертизы ценности документов фиксируются в базе данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 72).
Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии. Результаты рассмотрения утверждаются протоколом заседания экспертной комиссии.

6.4. Оформление дел

6.4.1. Оформление дел проводится работниками служб делопроизводства структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников Архива Совета Федерации.
6.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 73), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа – заверителя дела, подшивку и переплет дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительная надпись не составляется.
6.4.3. Все надписи на обложках дел делаются разборчиво, без сокращений.
На обложку дела выносится заголовок, уточненный в процессе формирования дела.
Даты на обложке дела должны отражать число, месяц, год регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
6.4.4. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело, и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа – заверителя дела и внутренней описи документов дела, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.
Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером – каждый лист вложения.
В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.
6.4.5. В начале дела для учета документов помещается внутренняя опись документов дела. В нее включаются сведения о документах.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение 75).
К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.
Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.
6.4.6. В конце дела на листе – заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение 74).
В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.
Лист – заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
6.4.7. Составление электронного образа обложки дела, внутренней описи документов дела и листа – заверителя дела осуществляется с использованием подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
Реквизиты обложки дела "Наименование структурного подразделения", "Индекс дела" и "Срок хранения дела" переносятся автоматически из номенклатуры дел структурного подразделения, а реквизиты обложки дела "Заголовок дела", "Номер тома" и "Дата" – из базы данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
При составлении заверительной надписи на листе – заверителе дела реквизит "Индекс дела" автоматически переносится из номенклатуры дел структурного подразделения, реквизиты "Номер тома" и "Количество листов дела" – из базы данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации", а подпись с расшифровкой и должность лица, составившего заверительную надпись, – из соответствующего справочника подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
Составление внутренней описи документов дела осуществляется программными средствами с использованием информации из регистрационных карточек документов подсистемы "Дело-ТСФ". Информация для заверительной надписи внутренней описи документов дела поступает из справочника подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
6.4.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.5. Составление и оформление описей дел

6.5.1. На все завершенные в делопроизводстве структурного подразделения дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями подразделов 6.2 и 6.4 настоящей Инструкции, составляются описи дел.
6.5.2. Описи дел составляются в конце календарного года работником службы делопроизводства структурного подразделения под методическим руководством работников Архива Совета Федерации по установленной форме в двух экземплярах (приложение 76).
Описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу составляются раздельно.
6.5.3. Опись дел составляется следующим образом.
В графе 1 описи дел указывается порядковый номер каждого дела. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то в опись дел вносятся номера каждого тома (каждой части).
В графе 2 описи дел проставляется индекс каждого дела по номенклатуре дел.
В графе 3 описи дел указывается заголовок каждого дела (тома, части) по номенклатуре дел. Если заголовок дела уточняется и изменяется в процессе формирования дела и не совпадает с заголовком в номенклатуре дел, то в опись дел включается уточненный заголовок.
В графе 4 описи дел проставляются даты, которые должны соответствовать датам регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В графе 5 описи дел указывается количество листов в деле.
Графа 6 опускается в описи дел постоянного хранения.
Графа 7 описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния и для других отметок.
6.5.4. В конце описи дел составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись дел, номера первого и последнего дела по описи дел, а также особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).
6.5.5. Опись дел структурного подразделения подписывается работником службы делопроизводства структурного подразделения с указанием его должности и работником, ответственным за Архив Совета Федерации. Опись дел структурного подразделения должна быть согласована с экспертной комиссией и одобрена ею, о чем составляется соответствующий протокол.
После одобрения экспертной комиссией описи дел структурного подразделения в конце ее ставится пометка "Согласовано" с указанием номера протокола и даты заседания экспертной комиссии, на котором опись дел была одобрена.
Опись дел структурного подразделения утверждается руководителем структурного подразделения.
6.5.6. Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, два из которых передаются вместе с делами и протоколом экспертной комиссии в Архив Совета Федерации, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
6.5.7. Опись дел структурного подразделения в автоматическом режиме формируется с использованием программных средств подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
Для составления заверительной надписи и грифа "Утверждаю" на описи дел используется информация из справочников подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
6.5.8. На основании описей дел структурных подразделений, а в случае использования подсистемы "Электронный архив Совета Федерации" – информации, хранящейся в базе данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации", Архив Совета Федерации составляет сводную опись дел Совета Федерации.
В сводной описи дел Совета Федерации должны быть предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.
6.5.9. Опись дел Совета Федерации составляется в четырех экземплярах и рассматривается Центральной экспертной комиссией.
После одобрения Центральной экспертной комиссией описи дел Совета Федерации в конце ее ставится пометка "Согласовано" с указанием даты заседания Центральной экспертной комиссии, на котором она была одобрена, и номера протокола.
Одобренная Центральной экспертной комиссией опись дел Совета Федерации направляется на утверждение в Экспертную проверочную комиссию.
После утверждения Экспертной проверочной комиссией опись дел Совета Федерации утверждается Руководителем Аппарата Совета Федерации.
6.5.10. Отбор документов и дел за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления Архивом Совета Федерации описи дел Совета Федерации постоянного хранения за этот же период. Указанные акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии после утверждения описи дел Совета Федерации Руководителем Аппарата Совета Федерации. Согласованные с Архивом Совета Федерации акты утверждаются руководителем структурного подразделения, после этого структурное подразделение имеет право уничтожить документы и дела, включенные в эти акты.
Выделенные к уничтожению документы и дела уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

6.6. Подготовка и передача документов в Архив Совета Федерации

6.6.1. Структурные подразделения передают в Архив Совета Федерации дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив Совета Федерации после завершения текущего года.
Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в Архив Совета Федерации. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
6.6.2. Передача дел в Архив Совета Федерации осуществляется по графику, подготовленному Управлением информационного и документационного обеспечения и утвержденному Руководителем Аппарата Совета Федерации.
6.6.3. Выявленные при приеме дел работниками Архива Совета Федерации недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть в месячный срок устранены работником службы делопроизводства структурного подразделения, передавшего документы в Архив Совета Федерации.
6.6.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник службы делопроизводства этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив Совета Федерации независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в Архив Совета Федерации или к уничтожению осуществляется совместно с членами экспертной комиссии. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении документов и дел с пометкой "До минования надобности" к уничтожению. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Акты, одобренные экспертной комиссией, утверждаются руководителем структурного подразделения или председателем соответствующей ликвидационной комиссии.
6.6.5. Архив Совета Федерации ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
6.6.6. Дела из Архива Совета Федерации могут быть выданы во временное пользование работникам структурных подразделений, а также работникам сторонних организаций.
Копии документов и выписки из документов, хранящихся в Архиве Совета Федерации, а также архивные справки выдаются по письменным запросам с учетом требований подраздела 6.7 настоящей Инструкции.

6.7. Порядок использования документов Архива Совета Федерации

6.7.1. Документы Архива Совета Федерации используются членами Совета Федерации, их помощниками, работниками структурных подразделений в служебных целях, другими пользователями в учебных и научных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
6.7.2. Основными формами использования документов Архива Совета Федерации являются:
исполнение запросов членов Совета Федерации, их помощников, руководства Аппарата Совета Федерации, работников структурных подразделений путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов и выписок из документов, а также выдачи дел во временное пользование;
исполнение запросов граждан путем выдачи копий архивных документов социально-правового характера и архивных справок;
предоставление документов пользователям для изучения;
предоставление документов для экспонирования на выставке, подготовки тематических подборок, публикаций, использования средствами массовой информации.
6.7.3. Пользователи документов Архива Совета Федерации несут ответственность за соблюдение правил работы с документами.
6.7.4. При введении документов Совета Федерации в научный оборот пользователи документов Архива Совета Федерации обязаны делать ссылки на место хранения документов.
6.7.5. Работа с документами Архива Совета Федерации осуществляется:
в форме изучения, а также в форме использования документов и поискового аппарата к ним на бумажных носителях;
путем получения информации из базы данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации", то есть путем ознакомления с электронным образом документа, который изготовлен методом сканирования подлинного документа, находящегося на хранении в Архиве Совета Федерации, получения его копии и использования поискового аппарата подсистемы "Электронный архив Совета Федерации".
6.7.6. Пользователи на основании письменной заявки (приложение 77) могут работать с делами и документами Архива Совета Федерации:
в читальном зале Архива Совета Федерации – с делами и базой данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации";
на своих рабочих местах в помещениях Совета Федерации, получив дела во временное пользование на срок не более 10 рабочих дней.
6.7.7. Для работы с документами Архива Совета Федерации на бумажных носителях пользователям предоставляются:
дела и документы по теме исследования;
архивные справочники (описи, каталоги, обзоры).
В ходе работы с документами на бумажных носителях пользователь может делать выписки из документов и копии документов.
Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.
6.7.8. В ходе работы с базой данных подсистемы "Электронный архив Совета Федерации" пользователь в зависимости от темы исследования имеет возможность:
доступа к информации;
доступа к стандартным темам;
печати карточки документа;
доступа к электронному образу документа;
печати электронного образа документа;
доступа к распознаванию электронного образа документа;
доступа к выходу в среду текстового редактора MS Word 97/2000;
копирования информации.
6.7.9. Отдельные документы и дела из Архива Совета Федерации пользователям не предоставляются, может быть отсрочена выдача некоторых документов и дел или ограничен доступ к ним.
6.7.10. Выдача подлинников протоколов заседаний Совета Федерации, протоколов заседаний Совета палаты, постановлений Совета Федерации, распоряжений Председателя Совета Федерации, приказов Руководителя Аппарата Совета Федерации из Архива Совета Федерации не производится.
6.7.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
их плохого физического состояния;
наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или по причине отказа фондообразователя;
необходимости выполнения служебных заданий работниками Архива Совета Федерации;
выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;
экспонирования заказанных материалов на выставке.
Во временное пользование не выдаются дела и документы, не имеющие научного описания и технически неоформленные.
6.7.12. В отношении доступа к документам Архива Совета Федерации используются пометки "Обычный доступ" или "Ограниченный доступ".
Документы с пометкой "Обычный доступ" отражают деятельность Совета Федерации по реализации его конституционных полномочий.
Документы с пометкой "Ограниченный доступ" содержат служебную тайну и персональные данные.
6.7.13. Ограниченный доступ означает доступ к документу определенного круга лиц либо доступ к документу с разрешения соответствующих должностных лиц.
Документы, содержащие персональные данные членов (депутатов) Совета Федерации, их помощников и работников Аппарата Совета Федерации, доступны лицам, чьи данные содержатся в документах, а также руководству Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации и работникам Управления кадров и государственной службы для использования только в служебных целях.
Доступ к документам с разрешения соответствующих должностных лиц в форме установления разрешительного порядка осуществляется по отношению к:
документам, имеющим пометку "Ограниченный доступ", – с разрешения Руководителя Аппарата Совета Федерации, первого заместителя Руководителя Аппарата Совета Федерации, заместителей Руководителя Аппарата Совета Федерации или руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы;
текстам стенограмм заседаний Совета Федерации, Совета палаты, организационных комитетов по подготовке первых заседаний Совета Федерации – с разрешения Руководителя Аппарата Совета Федерации, первого заместителя Руководителя Аппарата Совета Федерации или заместителя Руководителя Аппарата Совета Федерации;
текстам стенограмм совещаний Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации – с разрешения руководителей их секретариатов;
текстам стенограмм совещаний Руководителя Аппарата Совета Федерации – с разрешения Руководителя Аппарата Совета Федерации;
текстам стенограмм заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, в том числе временных комиссий Совета Федерации, – с разрешения руководителя аппарата соответствующего комитета (комиссии) Совета Федерации, руководителя соответствующей временной комиссии Совета Федерации;
текстам стенограмм бесед руководителей Совета Федерации с представителями зарубежных стран – с разрешения начальника Управления международных связей;
документам по финансовому обеспечению деятельности Совета Федерации – с разрешения начальника Финансово-экономического управления или его заместителя, курирующего это направление работы;
документам по организации работы по защите государственной тайны и режима – с разрешения заместителя начальника Управления кадров и государственной службы Аппарата Совета Федерации – начальника отдела по защите государственной тайны и режима.
Отчеты о результатах регистраций, голосований, а также открытых поименных голосований на заседаниях Совета Федерации, другие данные, полученные с использованием электронной системы, предоставляются членам Совета Федерации по их письменным запросам. Доступ иных лиц к указанным отчетам осуществляется с разрешения Председателя Совета Федерации либо по его поручению с разрешения первого заместителя Председателя Совета Федерации или одного из заместителей Председателя Совета Федерации.
6.7.14. Доступ к электронным образам документов базы данных "Электронный архив Совета Федерации" осуществляется с разрешения начальника Управления информационного и документационного обеспечения.
Разрешение на доступ к электронным образам документов базы данных "Электронный архив Совета Федерации" выдается:
для помощников членов Совета Федерации – на основании письменной заявки члена Совета Федерации;
для работников структурных подразделений – на основании письменной заявки руководителя структурного подразделения или его заместителя;
для независимых исследователей – на основании резолюции Руководителя Аппарата Совета Федерации на письменном обращении руководителя организации, в которой работает исследователь, либо на письменном обращении самого исследователя.
Кроме того, для доступа к электронным образам документов с пометкой "Ограниченный доступ" необходимо иметь разрешение должностных лиц в соответствии с пунктом 6.7.13 настоящей Инструкции.
6.7.15. В заявке на доступ к электронным образам документов базы данных "Электронный архив Совета Федерации" указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность, тема служебного задания, цель исследования, приблизительный перечень документов (дел), хронологические границы исследования, срок действия разрешения (приложение 77).
6.7.16. При выдаче разрешения на использование электронных образов документов базы данных "Электронный архив Совета Федерации" начальник Управления информационного и документационного обеспечения принимает решение о способе работы с информацией Архива Совета Федерации на основании заявки (письменного обращения) пользователя, делает соответствующие отметки в нижней части заявки и ставит свою подпись.

7. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Автоматизированная подготовка документов

7.1.1. Автоматизированная подготовка (изготовление) документов (набор, корректирование и распечатка) осуществляется отделом автоматизированной подготовки документов в среде текстового редактора Word for Windows, а также непосредственно в структурных подразделениях в соответствии с правилами оформления документов с использованием задачи "Автоматизированная подготовка документов".
Тексты документов, представляемых на подпись Председателю Совета Федерации, печатаются в отделе автоматизированной подготовки документов.
7.1.2. В отделе автоматизированной подготовки документов изготавливаются проекты актов Совета Федерации и организационно-распорядительных документов, документы и материалы, вносимые на заседания Совета Федерации и заседания Совета палаты, письма за подписями руководства Совета Федерации, членов Совета Федерации и руководства Аппарата Совета Федерации, иные документы, непосредственно связанные с деятельностью Совета Федерации.
В структурных подразделениях изготавливаются небольшие по объему (одна-две страницы) письма за подписями руководителей структурных подразделений, различные справки, списки и другие материалы внутреннего характера.
7.1.3. Для изготовления документа в отделе автоматизированной подготовки документов оформляется заказ на бланке установленной формы, где указываются наименование документа, количество страниц, наименование структурного подразделения, должность и фамилия заказчика, номер его служебного телефона и другие данные (приложение 78).
Право подписи бланка-заказа имеют члены Совета Федерации, помощники членов Совета Федерации, работники структурных подразделений.
Изготовление документов объемом от 20 до 50 страниц производится отделом автоматизированной подготовки документов на основании бланка-заказа, завизированного начальником Управления информационного и документационного обеспечения, объемом более 50 страниц – на основании бланка-заказа, завизированного Руководителем Аппарата Совета Федерации.
7.1.4. Передаваемые на изготовление рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета.
При подготовке рукописи для автоматизированного изготовления особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований организаций, географических названий, иностранных слов.
Содержащиеся в рукописи специальные схемы, математические и иные формулы, графики не печатаются.
Небрежно и неразборчиво написанные рукописи, содержащие вклеенные вырезки из газет, книг, журналов, правку, выполненную карандашом, сокращения слов, а также трудночитаемые факсимильные копии и ксерокопии документов, к исполнению не принимаются.
Работниками отдела автоматизированной подготовки документов редактирование и корректурная правка текстов не осуществляются.
7.1.5. Изготовление документов производится в порядке очередности поступления.
Первоочередному изготовлению подлежат документы, которые будут рассматриваться на предстоящих заседаниях Совета Федерации, Совета палаты, и документы, связанные с подготовкой этих заседаний, а также документы за подписью руководства Совета Федерации и руководства Аппарата Совета Федерации.
Документы с пометкой "Срочно" изготавливаются вне очереди. Порядок их изготовления согласовывается с начальником отдела автоматизированной подготовки документов.
Документы, сданные в работу после 20 часов, изготавливаются, как правило, на следующий день.
7.1.6. В соответствии с бланком-заказом набранные документы могут быть размещены на машинных носителях (дискетах, флеш- и CD-дисках) и переданы заказчику для ускорения процесса корректуры. Набранные документы могут быть переданы заказчику по электронной почте.
Для распечатки документы могут быть приняты от заказчика на машинном носителе. В этом случае принимаются документы, которые выполнены в формате текстового редактора, используемого в отделе автоматизированной подготовки документов.
Тексты документов на типографских бланках формата А4 с цветным изображением Государственного герба Российской Федерации печатаются через полтора-два интервала.
Документы, представляемые на подпись руководству Совета Федерации, а также документы, подготавливаемые к набору в типографии, распечатываются, как правило, через два интервала.
На каждой странице изготовленного документа в левом нижнем углу проставляется колонтитул.
7.1.7. Изготовленные документы вместе с рукописями возвращаются заказчику, а испорченные экземпляры распечатанного документа в разорванном виде помещаются в металлические бачки для последующего уничтожения либо перерабатываются в машинах для измельчения бумаг.
7.1.8. Название и объем изготовленного документа, фамилия исполнителя, наименование структурного подразделения, наименование файла, в котором хранится отпечатанный текст, дата подготовки документа фиксируются в журнале учета выполненных работ.

7.2. Ведение звукозаписи и подготовка текстов стенограмм заседаний Совета Федерации, Совета палаты, комитетов, комиссий Совета Федерации, парламентских слушаний и иных мероприятий, проводимых в Совете Федерации

7.2.1. Звукозапись заседаний Совета Федерации, Совета палаты, комитетов, комиссий Совета Федерации, парламентских слушаний, иных мероприятий, проводимых в Совете Федерации, производится работниками группы звукозаписи отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм (далее – группа звукозаписи) с использованием системы многоканальной цифровой звукозаписи и подготовки текстов стенограмм мероприятий, проводимых в Совете Федерации (далее – система цифровой звукозаписи).
7.2.2. Подготовка и выпуск текстов стенограмм заседаний Совета Федерации, Совета палаты, комитетов, комиссий Совета Федерации, парламентских слушаний, других мероприятий, проводимых в Совете Федерации, осуществляются с использованием системы цифровой звукозаписи группой автоматизированной подготовки стенограмм отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм (далее – группа АПС).
7.2.3. Подготовка текстов стенограмм мероприятий, перечень которых определяется приказом Руководителя Аппарата Совета Федерации, ведется на основании заказов членов Совета Федерации, помощников членов Совета Федерации, работников структурных подразделений, направляемых в отдел автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм на бланке установленной формы (приложение 79) или в электронном виде.
Разрешение на подготовку текстов стенограмм других мероприятий дает Руководитель Аппарата Совета Федерации на основании писем, заранее направленных в его адрес.
7.2.4. Для организации звукозаписи и (или) подготовки текстов стенограмм мероприятий, перечень которых определяется приказом Руководителя Аппарата Совета Федерации, члены Совета Федерации, помощники членов Совета Федерации, работники структурных подразделений направляют не позднее чем за двое суток до проведения мероприятия в отдел автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм заказ на проведение звукозаписи и (или) подготовку текста стенограммы. Заказ оформляется на бланке установленной формы (приложение 79).
В заказе указываются дата, время и место проведения мероприятия, его ориентировочная продолжительность. Бланк заказа подписывается членом Совета Федерации, помощником члена Совета Федерации, руководителем структурного подразделения или его заместителем либо работником, ответственным за организацию проведения мероприятия.
В случае изменения времени, места проведения мероприятия или его отмены структурное подразделение, ответственное за подготовку и проведение мероприятия, ставит в известность отдел автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм.
Для обеспечения звукозаписи и (или) подготовки текста стенограммы членом Совета Федерации, помощником члена Совета Федерации, работником структурного подразделения, отвечающего за подготовку и проведение мероприятия, вместе с заказом на проведение работ в группу АПС передаются список участников мероприятия (включая приглашенных) с точным указанием их фамилий, имен, отчеств и занимаемых должностей, повестка дня мероприятия и порядок его проведения.
При организации проведения пресс-конференций и брифингов члены Совета Федерации, помощники членов Совета Федерации, работники Пресс-службы Совета Федерации вместе с заказом на проведение работ передают в группу АПС список участников мероприятия с указанием названий средств массовой информации и фамилии ведущего этого мероприятия.
При подготовке международных встреч или мероприятий с участием лиц, не владеющих русским языком, структурные подразделения, ответственные за подготовку и проведение мероприятий, заранее оговаривают с работниками группы звукозаписи, какой вид перевода на русский язык будет использоваться (синхронный или последовательный).
7.2.5. Технологическая звукозапись закрытых заседаний Совета Федерации, Совета палаты, комитетов, комиссий Совета Федерации, закрытых парламентских слушаний и иных закрытых мероприятий (далее – закрытые мероприятия) осуществляется в соответствии с утверждаемым Председателем Совета Федерации порядком организационно-технического и документационного обеспечения закрытых заседаний Совета Федерации, заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, закрытых парламентских слушаний, иных закрытых мероприятий, проводимых в Совете Федерации, и с учетом требований, изложенных в пунктах 5.13 – 5.15 настоящей Инструкции.
Тексты стенограмм и магнитные носители со звукозаписью закрытых мероприятий передаются в отдел по защите государственной тайны и режима, который осуществляет их учет и дальнейшее хранение в соответствии с порядком оформления и хранения стенограмм, магнитных носителей со звукозаписью и результатов голосований закрытых заседаний Совета Федерации, закрытых заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, закрытых парламентских слушаний и иных мероприятий, проводимых в Совете Федерации, утверждаемым приказом Руководителя Аппарата Совета Федерации.
7.2.6. Подготовка текстов стенограмм заседаний Совета Федерации, заседаний Совета палаты, а также координационных совещаний Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации с председателями комитетов и постоянных комиссий Совета Федерации, совещаний Руководителя Аппарата Совета Федерации, других мероприятий ведется непосредственно в процессе проведения указанных заседаний и мероприятий с использованием системы цифровой звукозаписи.
Тексты стенограмм заседаний Совета Федерации, подготовленные группой редактирования стенограмм отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм, используются для выпуска бюллетеней заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и стенографических отчетов заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, размещаются на корпоративном Интранет-сайте Совета Федерации и в сети Интернет, рассылаются членам Совета Федерации и в структурные подразделения через подсистему "Дело-ТСФ", а также передаются на бумажном носителе в рабочий секретариат заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и в отдел оформления, выпуска нормативных актов и архива.
По просьбе члена Совета Федерации – участника заседания Совета Федерации Управление информационного и документационного обеспечения выдает ему на бумажном носителе для ознакомления часть текста прошедшей редакторскую и корректорскую обработку стенограммы заседания Совета Федерации с его выступлением (до рассылки текста стенограммы заседания Совета Федерации через подсистему "Дело-ТСФ").
Подготовленные группой АПС тексты стенограмм заседаний комитетов, комиссий Совета Федерации, парламентских слушаний, других мероприятий, проводимых в Совете Федерации, рассылаются в электронном виде через подсистему "Дело-ТСФ" в структурные подразделения, подавшие заказ на подготовку текста стенограммы, или в соответствии с перечнем структурных подразделений, указанных в заказе (приложение 79).
7.2.7. Текст стенограммы заседания Совета Федерации на бумажном носителе после проведения редакторской и корректорской обработки визируется работниками группы редакторской обработки стенограмм отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм, принимавшими участие в его подготовке, начальником отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм, подписывается начальником Управления информационного и документационного обеспечения и включается в Бюллетень заседания Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Бюллетень).
Подготовка оригинал-макета Бюллетеня производится в отделе автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм после представления отделом оформления, выпуска нормативных актов и архива дневника заседания Совета Федерации, подготовленного на основании протокола заседания Совета Федерации, и комплекта нормативных правовых актов, принятых на заседании Совета Федерации. Подготовленный оригинал-макет Бюллетеня не позднее чем на шестой день после проведения заседания Совета Федерации передается в отдел автоматизированной подготовки документов для его издания. Рассылку Бюллетеня осуществляет отдел документационного обеспечения в соответствии с указателем рассылки (приложение 84), завизированным начальником Управления информационного и документационного обеспечения и утвержденным Руководителем Аппарата Совета Федерации.
Подготовка тиража Бюллетеня производится после визирования его сигнального экземпляра в отделе автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм, отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива, отделе автоматизированной подготовки документов и после подписания начальником Управления информационного и документационного обеспечения.
7.2.8. Член Совета Федерации может ознакомиться в отделе автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм с текстом своего выступления на заседании Совета Федерации до опубликования текста стенограммы заседания Совета Федерации в Бюллетене. Внесение изменений в текст стенограммы заседания Совета Федерации не допускается.
Член Совета Федерации, не выступивший на заседании Совета Федерации в связи с прекращением прений, вправе приобщить подписанный текст своего выступления к тексту стенограммы заседания Совета Федерации. Этот текст выступления Управлением информационного и документационного обеспечения оформляется в виде приложения к тексту стенограммы заседания Совета Федерации на основании письменного указания председательствующего на заседании Совета Федерации.
Участник заседания комитета, комиссии Совета Федерации, парламентских слушаний, других мероприятий, проводимых в Совете Федерации, может ознакомиться в отделе автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм с текстом своего выступления на этом мероприятии до рассылки текста стенограммы. Внесение изменений в текст выступления производится Управлением информационного и документационного обеспечения на основании письменного указания председательствующего на мероприятии по письменному обращению выступавшего, включающему изменения к тексту выступления.
Не выступивший участник заседания комитета, комиссии Совета Федерации, парламентских слушаний, других мероприятий, проводимых в Совете Федерации, вправе приобщить подписанный текст своего выступления к тексту стенограммы мероприятия. Текст такого выступления Управлением информационного и документационного обеспечения оформляется в виде приложения к тексту стенограммы мероприятия на основании письменного указания председательствующего на мероприятии.
Подписанный текст стенограммы заседания Совета Федерации оформляется в дело и сдается в Архив Совета Федерации на бумажном носителе и в электронном виде.
7.2.9. Не выступивший участник заседания комитета, комиссии Совета Федерации, парламентских слушаний, другого мероприятия, проводимого в Совете Федерации, вправе приобщить подготовленный и подписанный текст своего выступления к тексту стенограммы мероприятия. Текст такого выступления оформляется Управлением информационного и документационного обеспечения в виде приложения к тексту стенограммы мероприятия на основании письменного указания председательствующего на мероприятии.
7.2.10. Звукозапись и (или) подготовка текстов стенограмм мероприятий, проводимых в Совете Федерации, осуществляются отделом автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм в порядке, определяемом приказом Руководителя Аппарата Совета Федерации.
7.2.11. Тексты стенограмм мероприятий, проводимых в Совете Федерации, подготавливаются на автоматизированных рабочих местах работников отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм в соответствии с утвержденными начальником Управления информационного и документационного обеспечения порядком подготовки и правилами оформления текстов стенограмм мероприятий, проводимых в Совете Федерации.
7.2.12. Звукозаписи мероприятий, проведенных в Совете Федерации, хранятся на звуковом сервере отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм в течение двух недель со дня подготовки текстов стенограмм и могут быть выданы членам Совета Федерации, помощникам членов Совета Федерации, работникам структурных подразделений на электронном носителе для уточнения текста стенограмм.
Звукозаписи заседаний Совета Федерации, заседаний Совета палаты хранятся на звуковом сервере отдела автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм в течение года со дня проведения заседания.
7.2.13. При проведении выездных мероприятий Совета Федерации тексты стенограмм этих мероприятий по распоряжению руководства Совета Федерации или Руководителя Аппарата Совета Федерации могут подготавливаться на основе качественной звукозаписи, сделанной в цифровом или аналоговом виде на стандартных магнитных и электронных носителях, принятых к использованию в Совете Федерации.
7.2.14. В целях достижения максимальной достоверности текста стенограммы и для оперативности ее обработки работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение мероприятия, непосредственно в помещении, где оно проводится, ведется запись хода мероприятия (последовательность выступающих, ключевые слова выступлений). Эта запись по окончании мероприятия передается в группу АПС вместе с уточненными списками присутствующих на мероприятии.
Выступления участников мероприятия не от микрофона или при выключенном микрофоне, а также одновременное выступление сразу нескольких участников мероприятия в текст стенограммы не вносятся.
7.2.15. По заявкам членов Совета Федерации, помощников членов Совета Федерации, работников структурных подразделений, являющихся организаторами проводимых в Совете Федерации мероприятий, отделом автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм может быть сделана звукозапись мероприятия для последующей подготовки протокола или других документов.
Такая звукозапись хранится в группе звукозаписи в течение одного месяца, после чего размагничивается.
7.2.16. Заказы на подготовку текстов стенограмм мероприятий, звукозапись которых осуществлена работниками аппаратов комитетов, комиссий Совета Федерации, других структурных подразделений или помощниками членов Совета Федерации, принимаются отделом автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм только при предоставлении заказчиком качественной звукозаписи на стандартных магнитных носителях, принятых к использованию в Совете Федерации.
Звукозаписи, которые осуществлены вне помещений Совета Федерации на магнитных и электронных носителях, не принятых к использованию в Совете Федерации, и звукозаписи низкого качества, независимо от магнитного носителя, отделом автоматизированной подготовки и выпуска стенограмм для подготовки текстов стенограмм не принимаются.

7.3. Тиражирование и полиграфическое исполнение документов

7.3.1. Тиражирование и полиграфическое исполнение документов в Совете Федерации осуществляется группой тиражирования документов и оперативной полиграфии отдела автоматизированной подготовки документов (далее – группа тиражирования).
Тиражирование документов объемом до пяти страниц формата А4 и в количестве до 10 экземпляров осуществляется, как правило, в структурных подразделениях. Ответственность за изготовление тиражей документов в структурном подразделении несет руководитель этого структурного подразделения.
Для изготовления тиражей других документов оформляется заказ на бланке установленной формы (приложение 80), где указываются особенности изготовления копии (с оборотом, без оборота, уменьшить, увеличить), наименование документа, имя файла (для документа, подготовленного в электронном виде), количество страниц оригинала, требуемый тираж, наименование структурного подразделения, должность и фамилия заказчика, номер его служебного телефона, время подачи заказа, время получения тиража и ставится подпись заказчика.
7.3.2. К тиражированию принимаются документы, непосредственно связанные с обеспечением деятельности Совета Федерации по реализации его конституционных полномочий.
Тиражирование документов аналитического, обзорного, справочного характера объемом от 1500 страниц до 5000 страниц осуществляется по указанию начальника Управления информационного и документационного обеспечения, объемом свыше 5000 страниц – по указанию руководства Аппарата Совета Федерации. Документы передаются на тиражирование вместе с заказом и указателем рассылки (приложение 84), завизированным заказчиком и утвержденным членом Совета Федерации или руководителем соответствующего структурного подразделения.
В первоочередном порядке тиражируются документы, подготовленные для рассмотрения на заседаниях Совета Федерации, Совета палаты, комитетов, комиссий Совета Федерации, для проведения парламентских слушаний.
В других случаях срочность выполнения работ определяется руководством отдела автоматизированной подготовки документов по согласованию с заказчиком.
7.3.3. Документы к заседанию Совета Федерации, заседанию Совета палаты подлежат тиражированию только после их регистрации в отделе документационного обеспечения, где определяются их тираж и очередность изготовления, а также указывается время сдачи документов в работу.
7.3.4. Тиражирование бланков документов производится по распоряжению заместителя начальника Управления кадров и государственной службы Аппарата Совета Федерации – начальника отдела по защите государственной тайны и режима.
7.3.5. Оригиналы документов, подлежащих тиражированию, представляются в несброшюрованном виде, четко напечатанными. При отсутствии сквозной нумерации в документе заказчик проставляет карандашом номера страниц на оборотной стороне каждого листа.
Грязные, надорванные, проколотые для подшивки материалы, выдержки из книг и брошюр, газетные и журнальные статьи принимаются для тиражирования только в исключительных случаях по указанию начальника Управления информационного и документационного обеспечения.
7.3.6. Произведенные работы по тиражированию документов и материалов фиксируются в группе тиражирования.
7.3.7. Тиражирование документов ограниченного распространения (с пометкой ДСП) производится с учетом требований, изложенных в пункте 5.11 настоящей Инструкции.
7.3.8. Полиграфическое исполнение (издание) документов производится Управлением информационного и документационного обеспечения в соответствии с утвержденным Председателем Совета Федерации планом выпуска печатных изданий Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации на календарный год на основании заявок на выпуск печатных изданий председателей комитетов, комиссий Совета Федерации или их первых заместителей либо заместителей, а также руководителей структурных подразделений (приложение 94) либо в соответствии с решением Руководителя Аппарата Совета Федерации. К заявке прилагаются оригинал-макет издания (с обложкой) на машинном носителе (дискете) и бумажном носителе, указатель рассылки, завизированный работником структурного подразделения, составившим заявку на изготовление печатного издания, и утвержденный должностным лицом, подписавшим заявку.
7.3.9. Первый (сигнальный) экземпляр издания утверждается работником структурного подразделения, составившим заявку на изготовление печатного издания (на титульном листе делается надпись "К исполнению"). Тираж издания производится на основании утвержденного сигнального экземпляра.
7.3.10. Документы, не соответствующие требованиям, установленным настоящим подразделом, к тиражированию и полиграфическому исполнению не принимаются.

8. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

8.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия заверенных копий документов их подлинникам в Совете Федерации используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовые печати) и другие печати1.
Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, об отсутствии замечаний правового и лингвистического характера, других отметок применяются соответствующие штампы2.
8.2. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения гербовых печатей утверждается Руководителем Аппарата Совета Федерации.
8.3. Печать проставляется в строго определенном месте документа. При этом оттиск печати должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, а если наименование должности не указывается, – часть его фамилии.
8.4. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, Управлением информационного и документационного обеспечения проставляется гербовая печать:
с текстом "Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации" – на документах, подписанных руководством Совета Федерации;
с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации" – на документах, подписанных руководством Аппарата Совета Федерации.
Управлением кадров и государственной службы проставляется металлическая гербовая печать с текстом "Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации" на удостоверениях членов Совета Федерации, удостоверениях лиц, назначаемых на должность Председателем Совета Федерации, Руководителем Аппарата Совета Федерации.
Финансово-экономическим управлением проставляется гербовая печать с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Москва. Г.Р. № …" и регистрационным номером по реестру регистра печатей в Московской регистрационной палате на платежных поручениях и финансовых документах, подписанных руководством Аппарата Совета Федерации.
8.5. Управлением информационного и документационного обеспечения проставляются также:
круглая печать с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Управление информационного и документационного обеспечения. № 1" – на копиях актов Совета Федерации, организационно-распорядительных документов по основной деятельности, выписках из протоколов заседаний Совета Федерации и Совета палаты, совещаний руководства Совета Федерации и руководства Аппарата Совета Федерации;
круглая печать с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Управление информационного и документационного обеспечения. Для пакетов № 1, 2, 3" – на расписках (приложение 85) и реестрах передачи документов (приложение 86), конвертах с исходящими документами (приложение 86), списках рассылки телеграмм (приложение 87), реестрах почтовых отправлений (приложение 88);
круглая печать с текстом "Федеральное Собрание. Аппарат Совета Федерации. Управление информационного и документационного обеспечения. Архив" – на копиях архивных документов и архивных справках, подписанных работником, ответственным за Архив Совета Федерации;
круглая печать с текстом "Федеральное Собрание. Аппарат Совета Федерации. Управление информационного и документационного обеспечения. Приемная" – на документах по оказанию материальной помощи гражданам, подписанных начальником Приемной Совета Федерации (отдела) Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее – начальник Приемной Совета Федерации), на разовых пропусках, машинописных текстах обращений, направляемых для доклада Председателю Совета Федерации и удостоверенных подписью начальника Приемной Совета Федерации или его заместителя;
круглая печать с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Управление информационного и документационного обеспечения. № 3" – на документах, поступивших в Совет Федерации.
8.6. Управлением кадров и государственной службы проставляются также:
круглая печать с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Управление кадров и государственной службы" – на копиях организационно-распорядительных документов по кадровым вопросам, документах по личному составу, доверенностях;
треугольная печать с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Управление кадров и государственной службы. Для отметки командировок" – на командировочных удостоверениях членов Совета Федерации, помощников членов Совета Федерации, работников структурных подразделений;
круглая печать с текстом "Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Управление кадров и государственной службы. Отдел по защите гостайны и режима" – на копиях организационно-распорядительных документов ограниченного распространения.
8.7. Структурными подразделениями на пропусках проставляется треугольная печать с текстом "Аппарат Совета Федерации. Для пропусков" и индексом структурного подразделения в соответствии с Перечнем индексов, присвоенных структурным подразделениям.
8.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов. В отдельных случаях лица, ответственные за хранение и использование указанных штампов, определяют необходимость их проставления на документах, не имеющих подписи.
8.9. Изготовление печатей и штампов осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений, за исключением гербовых печатей, которые изготавливаются по указанию Председателя Совета Федерации или Руководителя Аппарата Совета Федерации.
8.10. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации осуществляется соответственно по указанию Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации, которые назначают лиц, ответственных за хранение и использование указанных штампов.
8.11. Заявки на изготовление печатей и штампов направляются в Управление кадров и государственной службы на имя заместителя начальника Управления кадров и государственной службы Аппарата Совета Федерации – начальника отдела по защите государственной тайны и режима. К заявкам прилагаются эскизы соответствующих печатей и штампов.
8.12. При разработке эскизов печатей и штампов следует соблюдать следующие размеры:
1) круглая печать должна представлять собой окружность диаметром 38 – 42 мм;
2) треугольная печать должна представлять собой равносторонний треугольник со стороной 38 – 42 мм;
3) штамп должен представлять собой прямоугольник со сторонами размером от 15 х 35 мм до 70 х 100 мм.
8.13. Печати структурных подразделений должны содержать следующие реквизиты:
1) полное наименование юридического лица;
2) наименование структурного подразделения;
3) дополнительную информацию: для каких целей используется печать (например: "Для пакетов") либо порядковый номер печати.
На круглой печати указанные реквизиты должны располагаться в следующем порядке:
1) полное наименование юридического лица размещается по окружности оттиска печати (далее – внешнее кольцо) по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси оттиска;
2) наименование структурного подразделения размещается после внешнего кольца (далее – внутреннее кольцо) по часовой стрелке и симметрично вертикальной оси оттиска;
3) дополнительная информация размещается в центре печати.
8.14. Заявки на изготовление печатей и штампов подписываются руководителями структурных подразделений.
Заявки на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей руководства Совета Федерации подписываются лицами, ответственными за хранение и использование указанных штампов.
8.15. Отдел по защите государственной тайны и режима учитывает заявки на изготовление печатей и штампов и передает их в Управление делами для исполнения заказов.
8.16. Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе по защите государственной тайны и режима и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений и лицам, ответственным за их хранение и использование.
8.17. Руководители структурных подразделений назначают работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также определяют порядок их использования и место хранения.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
8.18. В случае утери печати или штампа руководитель соответствующего структурного подразделения в письменном виде ставит об этом в известность отдел по защите государственной тайны и режима.
8.19. Пришедшие в негодность или утратившие практическое значение печати и штампы подлежат возврату в отдел по защите государственной тайны и режима, где уничтожаются по акту.
8.20. Контроль за хранением и использованием печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет отдел по защите государственной тайны и режима.
8.21. Ответственность за соблюдение порядка использования печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

9. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

9.1. Членам Совета Федерации для обеспечения реализации их полномочий, помощникам членов Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации и работникам структурных подразделений для исполнения должностных обязанностей могут предоставляться различные справки в структурных подразделениях.
9.2. Управлением информационного и документационного обеспечения предоставляются справки:
а) о поступивших в Совет Федерации и отправленных из Совета Федерации документах, в том числе:
о поступивших из Государственной Думы законах Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законах и федеральных законах, а также о законопроектах, прошедших в Государственной Думе первое чтение;
о рассмотренных, одобренных и отклоненных Советом Федерации законах Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законах и федеральных законах;
о проектах законов, внесенных в Государственную Думу в порядке законодательной инициативы;
о принятых Советом Федерации постановлениях;
о распоряжениях Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации, приказах Руководителя Аппарата Совета Федерации (кроме справок по кадровым вопросам);
о поступивших и рассмотренных обращениях граждан;
б) о выписках из протоколов заседаний Совета Федерации, Совета палаты, совещаний руководства Совета Федерации и руководства Аппарата Совета Федерации;
в) о находящихся на хранении в Архиве Совета Федерации документах;
г) о характере обращений граждан в Совет Федерации (по каждому из субъектов Российской Федерации);
д) о порядке оформления писем и других документов Совета Федерации;
е) о порядке подачи и оформления заявок на:
программное обеспечение рабочих мест пользователей ПЭВМ в подсистеме "Дело-ТСФ";
автоматизированную подготовку документов;
изготовление тиражей и полиграфическое исполнение документов;
ведение звукозаписи и подготовку текстов стенограмм проводимых в Совете Федерации мероприятий;
получение во временное пользование документов и дел из Архива Совета Федерации.
9.3. Управлением кадров и государственной службы предоставляются справки:
о распоряжениях Председателя Совета Федерации по кадровым вопросам;
о приказах (распоряжениях) Руководителя Аппарата Совета Федерации по кадровым вопросам.
9.4. Правовым управлением предоставляются справки об актах законодательства СССР, РСФСР, Российской Федерации, о законах Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законах, федеральных законах, об указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, актах Совета Федерации и Государственной Думы, о постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, нормативных актах органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также об актах органов судебной власти.
9.5. Отчеты о результатах регистраций, голосований, открытых поименных голосований на заседаниях Совета Федерации и другие данные, полученные с использованием электронной системы, сдаются отделом электронных систем обеспечения заседаний Совета Федерации Управления информационного и документационного обеспечения в Архив Совета Федерации и выдаются членам Совета Федерации по их письменным запросам. Разрешение на доступ иных, кроме членов Совета Федерации, лиц к данным, полученным с использованием электронной системы, дают Председатель Совета Федерации либо по его поручению первый заместитель Председателя Совета Федерации или заместители Председателя Совета Федерации.

________________________________________